Come utilizzare i filtri di Gmail come un professionista per ridurre lo stress

Ogni mattina ti svegli e la maggior parte delle volte, anche prima di pensare di lavarti i denti, inizi a controllare il telefono. Ed ecco, il tuo account Gmail è invaso da dozzine di messaggi che potrebbero richiedere o meno la tua attenzione. Certo, puoi sempre controllarli più tardi, ma le mail continuano ad accumularsi e presto, è una frana.

A nessuno piace gestire le lettere non necessarie e ridurre lo stress nella gestione della raffica di posta è esattamente ciò con cui ti aiuteremo. Dato che Gmail è il client scelto dalla maggior parte delle persone, vediamo come questi filtri intelligenti possono aiutare a tenere sotto controllo la pressione sanguigna.

Guida per principianti: se non sei sicuro di nessuno di questi termini, assicurati di consultare la nostra guida su tag, filtri ed etichette per Gmail.

1. Inutile leggere TUTTE le email

La maggior parte delle fastidiose mail che ricevo sono semplicemente conferme. A volte un nuovo sito Web o servizio a cui ti iscrivi (da cui non puoi anticipare la posta) ea volte indirizzi familiari che bombardano la tua casella di posta. Per quelli familiari, ho creato un filtro che contrassegna automaticamente la lettura di questi messaggi e puoi persino andare avanti e aggiungere etichette come "autoread" per mantenere in ordine la tua casella di posta.

Come puoi vedere, ho aggiunto il mailer di conferma Amazon a questo filtro personalizzato e puoi persino aggiungerlo all'intero nome di dominio "amazon.com" (nel mio caso amazon.in). Crea questi filtri per tutte queste e-mail, non ha davvero senso leggerle tutte comunque.

2. Hai mai sentito parlare di booleano?

Molto semplicemente, booleano è il termine che ricorda da vicino la "congiunzione" della lingua inglese. Puoi usare parole come AND, OR o NOT per cercare in Gmail. Allo stesso modo, potresti voler ignorare la maggior parte delle e-mail automatizzate tranne alcune importanti da determinati domini. Ad esempio, mentre hai bloccato tutte le e-mail di conferma dell'ordine da Amazon, probabilmente NON vuoi leggere automaticamente quelle che contengono la parola "problema".

3. Filtri + etichette vanno di pari passo

L'aggiunta di etichette alle e-mail ordinate ti darà un'idea visiva molto migliore di ciò che sta accadendo con tutte queste e-mail che arrivano nella tua casella di posta. Le mail importanti con i filtri di cui sopra possono avere un'etichetta di colore rosso (o simile) più evidente, mentre quella non importante può essere lasciata sola.

4. Stelle brillanti

Aggiungere stelle alle mail più importanti che richiedono la tua attenzione immediata è un buon modo per mantenere le priorità in ordine. Il modo più semplice per farlo sarebbe quello di aprire la posta che ritieni sia davvero importante e selezionare l'opzione Filtro messaggi come queste.

Nella schermata del filtro Gmail familiare successiva, seleziona Crea filtro con questa ricerca e nella schermata successiva seleziona la casella di controllo per Star it. Puoi anche selezionare la casella di seguito per Applica anche il filtro a x conversazioni corrispondenti, che automaticamente associa le conversazioni esistenti al filtro selezionato.

5. Bulk Up

Bene, non letteralmente! Gmail ti consente di creare filtri di massa per la stessa azione. Quindi, per la stessa azione sopra, se conosci già gli indirizzi di posta delle persone (o fanno parte del tuo elenco di contatti) vai semplicemente avanti e crea un filtro con il booleano OR e la stessa regola può essere applicata a tutte le loro email da ora in poi.

Ovviamente, sentiti libero di selezionare queste caselle per Ha allegato e Non includere le chat per ulteriore segregazione.

Anche l'applicazione di etichette su ID di posta collettiva funziona bene ed è una buona idea se si desidera separare il proprio lavoro e riprodurre messaggi con etichette di colore diverso.

Non complicare troppo

Qualunque cosa tu scelga di fare con questi suggerimenti, prova a non esagerare. Vuoi mantenere le cose semplici applicando semplici regole che funzionano per mantenere in ordine i tuoi messaggi. Se hai domande o domande, unisciti a noi nei nostri forum. Ci piacerebbe sapere come vuoi che funzionino i tuoi filtri Gmail.