Conserva le schede nei documenti legali

Un valore legale l'accordo potrebbe essere l'inizio di qualcosa di meraviglioso in un business. Ma tenere traccia di tutti i dettagli in un gran numero di contratti può essere un incubo da record.

Il cruscotto principale di Mumboe mostra le attività imminenti e scadute, insieme alle loro scadenze. Le icone prominenti ti permettono di creare, visualizzare o trovare un accordo che hai memorizzato nel database online di Mumboe.

Un nuovo servizio chiamato Mumboe estrae i documenti legali dai polverosi schedari e li mette in un database online sicuro e ricercabile. Può aiutare un'azienda a creare e tracciare sia i suoi accordi legali sia le eventuali scadenze o altre informazioni chiave ad essi correlate.

Mumboe è un'alternativa basata sul Web al software desktop per la gestione dei documenti, come Docsvault. Altri servizi online, come Microsoft Office Live Small Business, consentono di archiviare e tenere traccia dei documenti. Mumboe, tuttavia, è particolarmente adatto alla gestione di una serie di accordi legali poiché tiene traccia delle attività e dei dati correlati che possono essere importanti, come la data di scadenza del contratto.

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Sospetto che il fatto stesso che si tratti di un servizio online dissuaderà alcuni potenziali utenti. Alcuni avvocati, ad esempio, non avrebbero affidato documenti sensibili a nessun database su Internet, non importa quanto sicuro. Tuttavia, supponendo di selezionare una password complessa, la trasmissione online dei documenti dovrebbe essere ben protetta dalla crittografia a 256 bit del servizio.

Funzionamento di Mumboe

Dopo aver creato un account utente, accedere a Mumboe tramite il browser Web. per trovare un'interfaccia utente di ricambio ma elegante. La dashboard principale mostra le attività imminenti e scadute, insieme alle loro scadenze. Vengono inoltre visualizzate icone importanti che consentono di creare, visualizzare o trovare un accordo nel database online.

Una barra dei menu nella parte superiore fornisce accesso con un clic per gestire accordi, attività e contatti. Altre opzioni di menu includono segnalibri e articoli visualizzati di recente.

Mumboe consente di creare vari tipi di contratti, come un contratto di locazione o un accordo di non divulgazione, utilizzando modelli di Microsoft Word che è possibile scaricare da Mumboe.com e quindi personalizzare in Word o in qualsiasi Applicazione compatibile con Word. Il valore principale del servizio, tuttavia, risiede nella sua capacità di tracciare gli accordi legali.

Tracciamento degli accordi in Mumboe

È possibile caricare accordi su Mumboe nei formati.doc (Word), PDF o TIFF. Una volta che il documento è entrato nel database, l'accesso ad esso può essere condiviso con altri utenti che autorizzi. Il servizio supporta diversi modi per cercare un accordo, come ad esempio il nome delle parti dell'accordo o le date di scadenza e rinnovo del contratto.

Mumboe fornisce anche un database per il tracciamento delle principali disposizioni di questi documenti, come come pagamenti richiesti, numeri di ordine di acquisto e territorio coperto. Tiene traccia anche degli eventi, come le nuove versioni dell'accordo. Al momento, è necessario compilare manualmente la maggior parte dei campi di database applicabili per ciascun contratto, ma Mumboe prevede di automatizzare una maggiore immissione di dati nelle revisioni future.

Integrazione con il servizio di gestione delle relazioni con i clienti Salesforce.com è pianificato per la fine dell'anno, quindi che sarai in grado di collegare i dati di Mumboe al database di Salesforce.com.

Chi ha bisogno del tracciamento del contratto legale?

Mumboe si rivolge a una gamma di aziende - dalle dimensioni piccole a quelle aziendali - che devono restare vicine schede sui loro accordi legali. Il servizio potrebbe rivelarsi utile sia per i consulenti legali interni che per i consulenti legali esterni che devono esaminare i progetti di accordi e tenere traccia dei contratti esistenti di un'azienda.

Mumboe è attualmente in fase di beta testing. Il servizio completo debutterà il 20 marzo con tre versioni. Mumboe Express è gratuito e include spazio di archiviazione per un massimo di dieci accordi (50 MB) e accesso condiviso per un massimo di tre utenti.

Mumboe Standard include lo storage per 250 accordi (500 MB) e costa $ 24 per utente al mese senza limiti sul numero di utenti. Pro può memorizzare fino a 1000 contratti (2 GB) per $ 48 per utente al mese. Le organizzazioni che richiedono più di 2 GB di spazio di archiviazione devono contattare Mumboe per i prezzi aziendali.

Supponendo che tu richieda più di quanto offerto dall'edizione Express gratuita, Mumboe costerà più di uno schedario, il tradizionale repository per accordi legali. Tuttavia, molte organizzazioni dovrebbero scoprire che vale la pena di pagare la possibilità di condividere documenti, tracciare la cronologia delle revisioni e tenere sotto controllo le scadenze.

Richard Morochove è un consulente e uno scrittore IT. Inviagli domande sull'utilizzo della tecnologia nella tua azienda di piccole-medie dimensioni tramite e-mail. PC World può modificare la tua richiesta e non può garantire che tutte le domande abbiano una risposta.