Sapere quando comprimere gli allegati di posta elettronica per risparmiare tempo

Con così tanto lavoro affidandosi alle e-mail con allegati di file - documenti di testo, immagini, fogli di calcolo e altro - molte persone hanno la voglia di comprimere tutto. L'istinto era solito pagare quando si collegava tramite dial-up, ma le tipiche velocità di Internet ora significano che voi e il destinatario potreste dedicare più tempo alla compressione e alla decompressione piuttosto che vedere un guadagno netto. Questo è particolarmente vero con alcuni tipi di file che sono già pesantemente compressi. Considerare la dimensione totale e se il file è comune sul Web prima di decidere di preoccuparsi della compressione. Nella maggior parte dei casi, è meglio saltare questo processo.

Le dimensioni sono un fattore limitante nel complesso. Sia il tuo server di posta in uscita che il server in arrivo del destinatario devono gestire quel grumo di dati. In generale, è possibile inviare e ricevere allegati di dimensioni pari o inferiori a 5 MB. Probabilmente sarai in grado di inviare 10 MB. Sono andato ancora più in alto in un pizzico, ma quei messaggi sono inclini a essere bloccati. In tal caso, postare su un server FTP, interrompere più file in email diverse o provare a comprimere gli allegati.

Tuttavia, alcuni tipi di file non beneficiano della compressione. Prova la maggior parte dei metodi su un file MP3 o JPEG e otterrai una dimensione del file all'incirca nel punto in cui hai iniziato. Generalmente, i formati di file che sono comuni online non saranno ridotti dalla compressione aggiuntiva: JPEG, GIF, PDF, MP3, AAC, WMA, WMV e MOV. Questi devono essere codificati in dimensioni più piccole quando vengono creati. Altri tipi di file sono troppo piccoli per disturbare, inclusi documenti di Office e file di testo. Ma comprimi se stai inviando un grosso file che non rientra in nessuna categoria, come TIFF o grafica RAW, o WAV o AIFF.

E se l'allegato si basa su cartelle nidificate per l'organizzazione, avrai sempre bisogno di zip o comprimilo. Anche una singola cartella che contiene alcuni file richiede quel trattamento; in tal caso, allegare i singoli file al messaggio e-mail invece di perdere tempo a comprimere e decomprimere la cartella.