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Il consulente per le licenze Oracle Eliot Arlo Colon ricorda ancora l'enorme società editoriale globale che era" così maledettamente sicura "che sarebbe passata attraverso un controllo della licenza software imminente.
Ma una volta che la società effettivamente rispolverato il suo contratto di E-Business Suite, ha avuto una brutta sorpresa.
Contrariamente alla convinzione interna di vecchia data, l'accordo di licenza personalizzato dell'editore ha autorizzato solo l'uso nordamericano del pacchetto ERP (pianificazione delle risorse aziendali), non in tutto il mondo, secondo a Colon, presidente di Miro Consulting a Woodbridge, nel New Jersey. La società era sul gancio per "decine di milioni di dollari" in tasse di licenza, anche se la questione è stata risolta per meno di tale importo, ha detto Colon.
Non ci sono prove certe che i fornitori stanno conducendo più audit del solito negli ultimi mesi, osservatori e analisti del settore dicono. Ma anche così, dato che l'ultima cosa che un negozio IT a corto di liquidi vuole in questi giorni è una fattura pesante e inaspettata per non conformità della licenza, ora potrebbe essere un buon momento per prepararsi a uno nella speranza di ridurre al minimo il danno.
"Proattivo è meglio che reattivo quando si tratta di audit software ", ha detto Robert J. Scott, un avvocato di Dallas specializzato in audit software. Le aziende dovrebbero sforzarsi di essere in "una modalità pronta per la revisione", ha aggiunto.
"È necessario un processo sistematico per valutare cosa c'è nei computer e cosa hai acquistato", se possibile, su base trimestrale, ha detto Scott. Inoltre, "devi farlo con un rigore analitico sufficiente a certificare i risultati come veri e precisi in un contesto legale. Se non riesci ad arrivare a quel punto, hai un grosso problema."
Certo, a volte gli audit possono avere buoni risultati, mostrando il fatto che un'azienda ha una licenza eccessiva, dando l'opportunità di sbarazzarsi di shelfware o trasferire le licenze ad applicazioni più utili.
Mentre ottiene "un flusso costante di richieste "per l'aiuto di clienti che sono stati giudicati non conformi, l'eccesso di licenze è un problema" molto più grande della sotto-licenza in questi giorni, ha detto l'analista di Forrester Research Duncan Jones.
Ci sono molti modi per ottenere la verità, alcuni più costosi di altri. Fornitori come Acresso vendono applicazioni SAM (software asset management) per il monitoraggio della conformità, e gli outfit come Miro Consulting possono condurre verifiche "amichevoli" e verifiche di conformità.
Ma in molti casi, i clienti dovrebbero iniziare con le pulizie di base, adottando misure come la memorizzazione tutti i loro contratti software in un unico luogo, ha detto Ray Wang, un partner con la società di analisi Altimeter Group. "La maggior parte delle aziende li ha in armadi di file che si estendono su più posizioni."
Un altro passo decisivo che i clienti possono prendere è limitare il loro uso della virtualizzazione fino a quando non comprendono appieno le implicazioni della licenza, secondo Jones.
"Vedo ancora un flusso costante di aziende, che pensavo avrebbero conosciuto meglio, trovando che avevano problemi di conformità perché non controllavano cosa stava succedendo e leggevano l'accordo per vedere come avrebbe gestito [la virtualizzazione] ", ha detto.
I fornitori hanno un lungo software con licenza basato su metriche hardware come server o processori e gli accordi di licenza tendono ad assumere che l'applicazione sarà assegnata in modo permanente a una risorsa fisica specifica, ha scritto Jones in un rapporto pubblicato all'inizio di quest'anno.
Ma le applicazioni in esecuzione all'interno delle macchine virtuali "di solito non possono essere associate in modo permanente con le risorse che le supportano", ha scritto. Mentre gli accordi di licenza spesso consentono ai clienti di trasferire licenze su macchine diverse, in genere non consentono "la costante e frequente riassegnazione che un cliente desidera eseguire per sfruttare appieno la virtualizzazione".
I clienti dovrebbero prendere in considerazione mosse come passare a un modello di licenza "utente nominato" o un contratto di utilizzo illimitato, secondo il rapporto di Jones
Qualunque precauzione prendano i clienti, sono in preparazione all'inevitabile, secondo Colon.
Miro Consulting dice ai suoi clienti "di presumere che verranno sottoposti a revisione in modo formale o informale nei prossimi 1-3 anni da Oracle," Egli ha detto. "È solo un dato di fatto".
Oracle e altri fornitori non hanno risposto alle richieste di commenti sulle loro pratiche di auditing.
Ma molti audit provengono da gruppi supportati dal fornitore come Business Software Alliance (BSA), che offre segnalatori fino a 1 milione di dollari USA per segnalazioni valide di violazioni del copyright del software.
La maggior parte dei consigli di BSA - circa 2.500 ogni anno - provengono da dipendenti attuali o precedenti presso aziende in cui si verificano presunti illeciti, secondo il suo sito Web, che mantiene un conteggio corrente degli insediamenti pagati dai criminali.
Solo circa la metà dei denuncianti chiedono una ricompensa, secondo la BSA. "Le persone vogliono fare la cosa giusta e quando vedono questo accadere, specialmente su una scala più ampia, la gente pensa che sia sbagliato", ha detto Jodie Kelley, consigliere generale e vicepresidente dell'anti-pirateria.
Nella maggior parte dei casi, la BSA chiede alle aziende di condurre l'autocontrollo delle proprie risorse software e tenta di raggiungere un accordo se viene rilevata alcuna non conformità. Mentre la BSA può presentare denuncia se un accordo non può essere raggiunto, preferirebbe non fare quel passo, ha detto Kelley. "Il contenzioso è costoso da entrambe le parti."
Se una società riceve una lettera per richiedere un'autocontrollo dalla BSA, il documento e il suo contenuto dovrebbero essere strettamente tenuti, secondo Scott.
"Non si sa mai chi sta collaborando con la BSA, o chi internamente può avere una relazione con il dipendente scontento", ha detto.
Se i clienti decidono di voler risolvere la questione in via extragiudiziale, dovrebbero farlo per iscritto che tutti i documenti che producono sono solo a scopo di regolamento, impedendo al venditore di utilizzarli nel corso di una causa legale, ha detto Scott.
C'è poco da guadagnare dal fornire volentieri più informazioni di quanto gli auditor siano esigenti nel tentativo di essere concilianti, secondo Scott.
"I clienti che prendono la posizione," Mostreremo loro tutto. sii onesto, saranno giusti con noi? Una volta consegnati i materiali … riportano un tipo di esperienza di Jekyll e Hyde [dal venditore] ", ha detto.
La migliore difesa contro un controllo ufficiale può essere quella di condurre uno in modo proattivo prima che arrivi una lettera.
Se l'auto-verifica pone problemi importanti, le aziende possono avvisare i loro soliti contatti di vendita presso il venditore, che potrebbe sistemare le cose al costo più ragionevole, secondo Jones di Forrester.
Una cosa che non ha senso è un tentativo di nascondere
Per una cosa, tali azioni sono "moralmente sbagliate", ha affermato Jones. In secondo luogo, se una società viene catturata nell'atto di tale occultamento, "altri venditori stanno per scendere su di te", ha aggiunto.
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