Assicurati che la posta elettronica generale venga soddisfatta

In che modo la tua azienda gestisce le e-mail di query generali e di vendita? In molte organizzazioni questi messaggi vengono inviati a un account di posta elettronica condiviso, ad esempio [email protected]. Rispondendoli potrebbe essere la responsabilità di uno qualsiasi dei vari rappresentanti della società.

Ma come garantire che la tua azienda gestisca tempestivamente tutte le richieste inviate a un indirizzo di posta elettronica condiviso? Nel frenetico mondo degli affari di oggi, lasciare una e-mail troppo a lungo senza risposta può significare la differenza tra la vittoria di un ordine di vendita e la sua perdita. E come impedire a più dipendenti di perdere tempo (e dare al cliente una cattiva impressione dei processi della tua azienda) rispondendo alla stessa query?

Email Center Pro (ECP) può aiutarti. È un nuovo servizio basato sul Web per la condivisione di messaggi di posta elettronica tra colleghi, che possono aggiungere commenti ai messaggi e utilizzare modelli o collaborare per produrre risposte tempestive.

A seconda di come si imposta il sistema, la condivisione dei messaggi potrebbe avere implicazioni sulla privacy. E ECP non è progettato per sostituire la tua e-mail aziendale; funziona con il tuo servizio esistente per garantire che il tuo staff non lasci cadere la palla nella sua corrispondenza elettronica.

Puoi valutare ECP utilizzando un piano gratuito, supportato da pubblicità. I piani a pagamento partono da $ 19 al mese.

Utilizzo di Email Center Pro

È possibile registrarsi per un account ECP online e creare una o più cassette postali, in un paio di minuti. ECP consiglia di inoltrare la posta al servizio impostando il recupero POP da una casella di posta specifica (ad esempio, [email protected]); ma se preferisci, puoi inoltrare la posta mentre entra, o semplicemente dare l'indirizzo della tua casella di posta elettronica ECP (anche se questo produrrà un indirizzo dall'aspetto clunkier - qualcosa come [email protected]).

Puoi utilizzare il servizio per account privati, ovviamente, ma farlo renderà la posta elettronica dell'individuo non più privata. Tuttavia, quando i dipendenti si ammalano o vanno in ferie o congedo di maternità, l'uso di ECP per gestire i loro conti (magari inoltrando temporaneamente i loro messaggi all'ECP) può aiutare i colleghi a recuperare il ritardo nell'e-mail che altrimenti languirebbe fino a quando i dipendenti assenti non tornassero.

Dopo aver effettuato l'accesso al servizio online di ECP, è possibile visualizzare e cercare tutti i messaggi di posta elettronica negli account coperti, pari a una cronologia delle comunicazioni con i clienti. Inoltre, per creare una registrazione più completa, è possibile inoltrare messaggi meno recenti e messaggi pertinenti dai singoli account non gestiti dal servizio.

ECP utilizza SpamAssassin come filtro antispam. Lo spam in entrata non viene conteggiato rispetto alle quote mensili di posta elettronica del servizio piuttosto limitate.

Email Center Pro ti consente di assegnare messaggi in una cassetta postale condivisa ai singoli dipendenti per il follow-up.

Un menu a discesa ti consente di assegnare un nuovo messaggio a una persona specifica per il follow-up. È inoltre possibile organizzare l'invio di notifiche di nuovi messaggi e tenere traccia delle risposte per vedere per quanto tempo una e-mail non ha ricevuto risposta o aggiungere note a una e-mail con un cliente per condividere le informazioni con il proprio team.

L'editor integrato ti consente di creare modelli di messaggi personalizzati, riducendo il tempo necessario per creare una risposta personalizzata e introdurre un livello di coerenza nelle risposte della tua azienda.

Le cartelle intelligenti ti consentono di organizzare i tuoi messaggi filtrando i criteri specificare - come per oggetto del messaggio o e-mail assegnata a te per una risposta. Queste cartelle semplificano la visualizzazione dei messaggi che ritieni più importanti.

Email Center Pro è adatto a te?

ECP nasce da un'esigenza dello sviluppatore di software di pianificazione aziendale Palo Alto Software di gestire meglio la propria e -mail. La società afferma che poiché ECP utilizza l'infrastruttura di Amazon Web Services, possiede lo stesso livello di affidabilità dello store Amazon.com.

Un piano gratuito, supportato da annunci nei piè di pagina e-mail, fornisce 1 GB di spazio di archiviazione, accetta 250 messaggi di posta elettronica non spam al mese e ospita cinque utenti e due caselle di posta. I piani a pagamento senza pubblicità partono da $ 19 al mese per 5 GB di spazio di archiviazione, 2500 messaggi e-mail mensili, utenti illimitati e cinque caselle postali; questi piani includono anche un servizio per il backup dei dati.

Il piano più costoso costa $ 149 al mese per 30 GB di spazio di archiviazione, 15.000 messaggi e-mail mensili, comunicazioni SSL sicure e utenti e caselle di posta illimitate.

ECP isn è l'unico modo per gestire la posta elettronica condivisa. Ho discusso una strategia meno elegante (e meno costosa) in una colonna precedente. Un sistema di biglietteria help desk, come l'Helpdesk di Cerberus, è un'altra opzione. Tuttavia, ECP è facile da usare e semplice da configurare insieme al tuo sistema di posta elettronica esistente.

La società ha anche creato una promozione per i lettori di PC World: inserendo pcworld08 nella casella del codice durante la registrazione per il piano Standard ($ 19 / mese) ti darà diritto a tre mesi di servizio gratuito.

Richard Morochove è consulente e scrittore IT. Inviagli domande sull'utilizzo della tecnologia nella tua azienda di piccole e medie dimensioni tramite e-mail. PC World può modificare la tua richiesta e non può garantire che tutte le domande abbiano una risposta.