Week 9
Organizzare riunioni di gruppo è un compito difficile, soprattutto quando l`organizzatore scopre che non c`è un buon momento in cui tutti possano incontrarsi. Tuttavia, il problema può essere ridotto a un livello tramite la funzione di Outlook appena rilasciata chiamata Proponi nuova ora . Gli utenti che eseguono versioni desktop di Microsoft Outlook potrebbero avere familiarità con questa funzionalità. È una funzionalità che consente ai partecipanti di verificare quando tutti, compresi se stessi, sono liberi in modo che un incontro possa essere organizzato facilmente e senza complicazioni da parte dell`organizzatore.
Tutti i partecipanti devono rifiutare cortesemente il tempo proposto per incontrarsi e suggerire altro tempo adatto per l`organizzatore della riunione da considerare. l`organizzatore può quindi accettare la migliore proposta per la nuova ora e riprogrammare rapidamente la riunione.
La modalità Proponi nuovo orario funziona in Outlook
Innanzitutto, un organizzatore della riunione invia una richiesta a tutti i partecipanti. Dopo aver ricevuto la richiesta di riunione, i tatendei possono trovare varie opzioni (Tentativo, Rifiuta e Proponi nuovo orario) accanto al solito pulsante "Accetta" nella sezione "Posta".
Se c`è un conflitto sul tempo proposto per la riunione. Un partecipante può semplicemente fare clic sul pulsante Proponi nuovo orario sull`invito o sull`evento del calendario stesso.
Al termine, visualizza 3 scelte:
- Accetta e proponi nuovo tempo
- Provvisorio e proponi nuovo orario
- Rifiuta e proponi nuovo tempo
Dopo aver selezionato una delle tre opzioni Proponi nuovo orario, viene visualizzata una vista semplificata dell`assistente di pianificazione.
Qui puoi inserire i dettagli appropriati e premere OK `pulsante. l`azione mostra immediatamente un nuovo messaggio di posta elettronica, indirizzandosi automaticamente all`organizzatore, con la nuova proposta temporale. Hai anche le opzioni per aggiungere i destinatari, oltre all`organizzatore.
Quando un organizzatore di una riunione riceve un`email da un partecipante che propone una nuova ora, nell`invito compare una notifica che indica che è stata proposta una nuova ora per invito alla riunione inviato in precedenza.
Se l`organizzatore è ricettivo alle modifiche suggerite, modifica l`evento. l`assistente di programmazione consente di visualizzare l`ora corrente della riunione insieme a tutte le nuove proposte di tempo ricevute da tutti i partecipanti.
Ciò semplifica per lui il compito di trovare, confrontare le opzioni e selezionare quella che funziona meglio per tutti.
Una volta selezionato un nuovo calendario per la riunione, un organizzatore può inviare un invito aggiornato a tutti i partecipanti.
Fonte.
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