Soluzione Office paperless Rescues Ambulance Service

Quando i primi soccorritori in Georgia- gli EMS nazionali basati vanno al lavoro, salvano vite. Producono anche una montagna di pratiche burocratiche, che devono essere accuratamente gestite e archiviate in modo sicuro per un minimo di sette anni. L'archiviazione di tutti questi documenti era un compito monumentale, che richiedeva all'azienda di utilizzare un ampio spazio di magazzino per archiviarlo. E le ore di lavoro sprecate nella conservazione e nella gestione di tutto, e nel recuperare i documenti secondo necessità, stavano travolgendo il personale di 12 persone.

Per avere tutti questi documenti sotto controllo, National EMS chiamava Computer Troubleshooters NRD. Abbiamo valutato l'infrastruttura attuale dell'azienda e abbiamo trovato una soluzione che semplifica il processo di gestione di tutta questa documentazione rispettando i severi requisiti della legge sulla privacy e sulla portabilità e altri regolamenti governativi.

Sovraccarico dei documenti

fino a quando non hanno chiamato noi, National EMS ha lavorato fuori da scatole di file e armadi di file di grandi dimensioni. Per archiviare i file è stata utilizzata una sala file con sei file cabinet verticali e ogni due mesi questi armadi si riempiono. A quel punto, i file verrebbero spostati nell'archivio di magazzino a lungo termine, dove sarebbero rimasti per sette anni. Nel frattempo, l'azienda assume i corrieri per recuperare i documenti e consegnarli tra l'ufficio e il magazzino.

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Inoltre, poiché l'azienda collabora con Medicare e Medicaid, devono fare più copie di documenti per l'uso in più file. Qualche dozzina di volte al giorno, i dipendenti devono estrarre i file esistenti dallo storage, che impiegano circa 15 minuti per alzarsi, andare nella stanza dei file, trovare il file, estrarlo e tornare alla loro scrivania. Calcoliamo che stavano sprecando l'equivalente di due impiegati a tempo pieno che estraevano i file ogni giorno.

Abbiamo elaborato un piano per bloccare tutto questo mescolarsi e semplificare il flusso di lavoro dell'azienda, ridurre i costi di manodopera e migliorare l'efficienza.

Gestione dei documenti più intelligente

La prima cosa che dovevamo fare era eliminare la dipendenza della società da archivi di documenti e carta. Per digitalizzare tutti i documenti, abbiamo installato scanner KODAK a foglio doppio strato. Tutto il personale addetto alla fatturazione ora ha i propri scanner sulle proprie scrivanie e due scanner Kodak i1220 più grandi sono ora posizionati centralmente per l'uso comune. I lavoratori remoti avranno anche gli scanner più piccoli e scansioneranno direttamente sul server in remoto.

Al centro della nostra soluzione, abbiamo implementato Cabinet NG, un sistema di gestione dei documenti per aiutarli a sbarazzarsi della carta tutti insieme fornendo al contempo un sistema sicuro basato su audit che consentirà loro di rispettare più facilmente HIPAA e altri regolamenti. Abbiamo installato un server per gestire questo carico, poiché la richiesta su di essa sarà troppo alta per il server esistente dell'azienda. Questo nuovo server svolgerà anche il ruolo di terminal server in modo che gli utenti remoti possano accedere al sistema senza subire ritardi.

Cabinet NG ha anche la possibilità di estrarre le informazioni dal loro sistema esistente quindi abbiamo consigliato le opzioni di sincronizzazione e retriever per l'integrazione nei loro programmi e infrastrutture esistenti. In questo modo saranno in grado di estrarre i file di cui hanno bisogno per un particolare client che hanno inserito nel loro software di fatturazione senza dover cercare quel client in GNC. Synchronizer consente sia l'importazione una tantum o una sincronizzazione continua di un database esistente come quello del loro software di fatturazione. Retriever consente loro di collegare Cabinet NG ai propri programmi o applicazioni Web esistenti in modo tale che quando richiamano un cliente in quel programma, il retriever estrae i documenti in CNG. Questo è un enorme vantaggio perché ha permesso loro di integrare la gestione dei documenti nei loro programmi esistenti senza aggiornarli o sostituirli.

Raccomandiamo inoltre che sfruttino le funzioni del flusso di lavoro di CNG per automatizzare alcune delle loro attività più comuni. Tuttavia spostano la carta intorno all'ufficio ora possono essere fatte elettronicamente. Il nuovo flusso di lavoro consente loro di eseguire rapidamente attività importanti, come il routing di tutti i fogli di tempo a un singolo manager per l'approvazione e lo spostamento di intere cartelle a una persona specifica per la revisione. Piani di flusso di lavoro futuri che includono l'automazione di parte della loro creazione di documenti e il loro indirizzamento automatico alla persona che deve approvarli o modificarli successivamente. Saremo in grado di creare avvisi e condizioni per qualsiasi documento di cui hanno bisogno.

Per tenere sotto controllo i costi delle licenze, abbiamo consigliato una licenza per 20 posti con Cabinet NG con un mix di utenti nominati e licenza utente simultanea. In questo modo la licenza concorrente può essere assegnata a più utenti, come quelli che lavorano in turni diversi.

Payoff

Il vantaggio più evidente della nostra soluzione è che National EMS sarà in grado di eliminare tutta quella carta e i costi associati alla sua memorizzazione. La conformità con HIPAA e altri regolamenti sarà più facile da mantenere e più facile da tracciare. Riducendo la quantità di carta che producono, eliminando anche le macchine di copia ad alto volume che usavano per fare più copie per ogni file, la società salverà circa $ 6.000 all'anno.

Lo SME nazionale recupererà anche circa 80 ore di lavoro a settimana, poiché i dipendenti non avranno più bisogno di archiviare e recuperare manualmente i documenti cartacei. Nel frattempo, le funzionalità di tracciamento elettronico di CNG miglioreranno la responsabilità dei lavoratori. Ora è possibile scansionare e distruggere tutti i documenti cartacei che hanno. Nel corso dei prossimi anni, la società sarà in grado di riutilizzare gradualmente il proprio spazio di magazzino poiché gli archivi esistenti raggiungono il periodo di conservazione di sette anni.

Incontra i professionisti

Doug Smith è proprietario e proprietario di Computer Troubleshooters NRD, una società IT con sede a Covington, in Georgia, con oltre 50 anni di esperienza IT combinata sul personale. Insieme, il team detiene più di 50 certificazioni standard del settore, tra cui MCSE multipli. Contattali al 404-477-1302 o tramite il loro sito Web.

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