Risparmia tempo e denaro con gli strumenti per riunioni online

Se sei come me, probabilmente odi partecipare alle riunioni di lavoro. Ma sono sorti numerosi utili strumenti basati su Internet che possono aiutare i gruppi di lavoro a programmarli e gestirli in modo più efficace. Tutti gli strumenti qui funzionano all'interno dei browser Web più diffusi e molti di questi sono disponibili gratuitamente o con tariffe mensili abbastanza basse. La sfida consiste nel capire quale strumento si adatta a una particolare situazione, perché non tutte le riunioni si svolgono nelle stesse circostanze.

Sincronizzazione di più calendari

Certamente le situazioni più comuni sono quelle in cui si desidera sincronizzare un calendario comune, ad esempio tra il PDA di qualcuno e il desktop di Microsoft Outlook, o tra il calendario di un capo e quello di un assistente. Molti servizi possono facilitare la condivisione dei calendari tra i membri del team di lavoro (o anche tra familiari o amici). Sia Google Calendar che Yahoo Calendar offrono la sincronizzazione gratuita del calendario e numerosi altri prodotti, tra cui Calgoo's Connect, Apple MobileMe e iTunes per i suoi computer e iPhone, NuevaSync e SugarSync, funzionano con entrambi i servizi. BusySync e Spanning Sync possono anche sincronizzare i calendari iCal di Apple con Google Calendar.

Ma questi servizi di sincronizzazione non funzionano sempre correttamente. Parte del problema è che la maggior parte dei prodotti di calendario e di pianificazione online fanno uso di e-mail per la notifica di eventi e inviti ed è difficile per vari programmi di calendario riconoscere o agire su tali messaggi di posta elettronica in qualsiasi modo coerente. Un altro problema è che se si ottiene un'e-mail dal programma di calendario con un URL incorporato, il servizio antispam aziendale potrebbe bloccarlo. E ancora in un'altra situazione, due persone su due server Microsoft Exchange diversi potrebbero voler pianificare una riunione comune: è possibile collegare entrambi i calendari di Exchange in modo che si sincronizzino con lo stesso account di Google Calendar, ma può essere complicato. Una possibile soluzione per l'ultimo problema è usare Cemaphore's MailShadow per Google Apps per sincronizzare i server Exchange con Google Calendar; il software costa $ 60 per account di posta elettronica all'anno.

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Una cosa che sia Google Calendar e Yahoo Calendar sono grandi è l'invio di promemoria via e-mail su ricorrenti incontri a una raccolta di indirizzi. Finché hai inserito gli indirizzi giusti, questa funzione funziona bene.

Consenti ai client di impostare gli appuntamenti

Il cruscotto di TimeDriver ti mostra lo stato dei vari appuntamenti.

Che cosa succede se vuoi i tuoi clienti o altre persone non impiegato dalla tua azienda per prenotare direttamente il tuo tempo? Nel lontano passato, i segretari degli appuntamenti sarebbero stati responsabili del calendario del capo e avrebbero fissato gli orari delle riunioni con carta e penna. Ora è possibile indirizzare i client e i colleghi esterni ai siti Web di pianificazione degli appuntamenti self-service, ad esempio HourTown o TimeDriver. Questi siti possono mostrare i tempi liberi e occupati del personale, nonché il tempo rimanente in cui "inventario" è disponibile per gli appuntamenti. Inoltre, inviano notifiche e-mail e non richiedono alcun software speciale oltre un browser Web per confermare l'appuntamento. Puoi facilmente adattare il programma quando vai fuori città o altrimenti non sono disponibili. Entrambi i servizi sono disponibili a un costo ragionevole: TimeDriver ha una prova gratuita di 90 giorni e in seguito è di $ 30 all'anno; HourTown offre tre diversi piani, tra cui uno gratuito che consente due prenotazioni mensili.

Impostazione di un tempo di riunione comune o di una pianificazione dello spostamento

Su SetMeeting è relativamente facile organizzare un incontro tra partecipanti di diverse società.

Che ne dici di una situazione in cui desideri organizzare un orario di incontro comune per le persone provenienti da diverse società? Un organizzatore di una riunione potrebbe inviare una notifica via e-mail con una serie di possibili orari di apertura e chiedere a ciascun partecipante di verificare quale di tali orari lavora per loro. Ma se hai mai provato a organizzare questo tipo di incontro, sai quanto velocemente puoi essere seppellito sotto tutte le risposte via e-mail.

I servizi gratuiti SetMeeting.com (da Meeting Agent) e Doodle sono utili a questo riguardo. La principale debolezza di SetMeeting.com è che, una volta avviato il processo, non consente di modificare la sede della riunione senza cancellarla e ripartire da zero. Doodle, che è meno sofisticato e ha meno funzioni, è davvero più un dispositivo di polling per aiutarti a trovare un tempo comune; ma potresti trovarlo attraente se è tutto ciò che desideri.

Schedulefly ha anche un'applicazione Facebook, quindi puoi integrare il tuo calendario del turno lì.

Un'altra situazione potrebbe comportare, ad esempio, un gran numero di turnisti o volontari i cui orari disponibili si desidera coordinare. Anche se questo non è un problema di pianificazione delle riunioni, può essere un lavoro che richiede molto tempo se si tenta di affrontarlo manualmente o tentare di prendere accordi attraverso un sacco di e-mail avanti e indietro. I servizi a pagamento Schedulefly e Shiftboard sono progettati per questo scopo. Il primo è stato sviluppato per personale del ristorante, mentre il secondo è stato originariamente costruito per il mercato sanitario. Da allora entrambi hanno ampliato la propria attenzione e possono essere eseguiti su qualsiasi browser Web. Schedulefly parte da $ 20 al mese per un massimo di 19 utenti; Shiftboard inizia a $ 50 al mese per cinque accessi unici. Le tasse salgono per gruppi più grandi. Schedulefly ha anche un plug-in di Facebook, quindi puoi coordinare e annunciare gli orari di turno lì.

Invia avvisi di viaggio a colleghi lontani

La pagina principale di Tripit mostra i tuoi prossimi viaggi e chi viaggerà vicino alla tua città.

Un servizio piuttosto insolito è quello offerto da Tripit.com. L'idea alla base del sito Web è che tu pubblichi i tuoi programmi di viaggio e usi le sue funzionalità di social networking per dire ai tuoi soci e amici quando i tuoi viaggi ti porteranno nel loro quartiere, o per scoprire quando saranno nel tuo collo dei boschi. Naturalmente, impostarlo significa inviare più inviti a un altro social network e ottenere il maggior numero possibile di persone (o almeno quelle che si desidera vedere faccia a faccia) per unirsi alla cerchia Tripit. Ma una volta che hai la tua rete di amici, informarli del tuo viaggio è relativamente facile: basta inoltrare la conferma via e-mail per la tua compagnia aerea o la prenotazione dell'hotel a un indirizzo speciale ([email protected]), e il sito analizzerà automaticamente le informazioni nella conferma, capire chi sta viaggiando e pubblicare il tuo itinerario di viaggio nella tua rete. Anche il servizio è gratuito e può essere integrato con la tua rete LinkedIn in modo da non dover assemblare la tua rete di notifica da zero.

Come puoi vedere, tutti i tipi di servizi basati sul Web possono aiutarti a pianificare e coordinare le riunioni di persona in modo più efficace. Ora, se solo qualcuno sviluppasse un servizio in grado di notificare a tutti che sei in ritardo di 10 minuti per gli appuntamenti!