Condivisione e collaborazione con le app Web di Microsoft Office

Microsoft ha dato il via all'anteprima tecnica di Office Web Apps e ho provato gli strumenti per vedere cosa Microsoft ha escogitato. Uno dei principali vantaggi del lavoro con le applicazioni Microsoft Office nel cloud è la possibilità di accedere e lavorare con documenti, fogli di calcolo, presentazioni e taccuini da qualsiasi PC abilitato al Web, da qualsiasi parte del mondo. Fino a quando archivi i tuoi file su SkyDrive, puoi viaggiare senza un laptop e avere comunque accesso ai tuoi dati.

L'opzione Altro ti consente di scegliere Copia, Rinomina o Condividi.

Un vantaggio ancora maggiore del lavoro attraverso il cloud è possibile condividere file e collaborare con chiunque altro nel mondo. Dopo tutto, il Web è il cloud e il Web è una piattaforma per la condivisione delle informazioni, in genere sotto forma di pagine Web.

Il fatto che file e dati risiedono nel cloud anziché all'interno una rete protetta da firewall o sul disco rigido locale dell'utente significa che chiunque può condividere e accedere ai file.

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La struttura predefinita delle cartelle su SkyDrive è simile a quella che gli utenti vedono in Windows Vista e Windows 7. Si ottiene una cartella Documenti, che apparentemente contiene la maggior parte dei dati, insieme a una cartella pubblica, in cui vengono archiviati i file che si desidera condividere.

È possibile fare clic per inviare tramite e-mail un collegamento o copia il codice per incorporare il file in una pagina Web.

Per impostazione predefinita, la cartella Pubblica consente a tutti di visualizzare i file, ma limita gli utenti a modificare o eliminare file. Poiché è la cartella pubblica, non è possibile modificare tali autorizzazioni.

È possibile condividere un file nella cartella pubblica selezionando il file e quindi facendo clic su Altro per produrre un menu a discesa con Copia, Rinomina o Condividi le opzioni. Quando si seleziona Condividi, è possibile scegliere di inviare tramite posta elettronica un collegamento di invito a utenti specifici o di incorporare il codice in una pagina Web che visualizzerà il file condiviso.

Se si decide di inviare un collegamento tramite e-mail, è possibile selezionare dai contatti associati al proprio account Windows Live o aggiungere manualmente gli indirizzi e-mail. L'e-mail di invito inviata agli utenti designati include un link per visualizzare il file.

La scelta di "Seleziona persone" offre una gamma di opzioni per la designazione dell'accesso.

Uso del codice HTML per incorporare il file in un sito Web visualizza un'icona del file nella pagina Web, a cui gli utenti possono fare clic per accedere al file dalla sua posizione nella cartella SkyDrive Public. Un vantaggio per incorporare i dati in questo modo è che è possibile modificare o aggiornare il file e i visitatori del sito Web vedranno sempre la versione corrente.

Per la cartella Documenti o qualsiasi cartella creata, è possibile personalizzare l'accesso attraverso le opzioni denominate Just Me, Everyone, My Network (che include tutti i contatti che hai in Windows Live) o Select People. Se scegli Seleziona persone, visualizzerai una gamma più ampia di opzioni, tra cui la possibilità di designare l'accesso in base ai gruppi che hai creato all'interno dei tuoi contatti o la possibilità di aggiungere utenti uno alla volta digitandone l'indirizzo e-mail. Si noti che l'indirizzo e-mail in questione deve essere associato a un account Windows Live per consentire all'utente di accedere ai dati.

Gli utenti a cui si concede l'accesso alle cartelle sul proprio SkyDrive riceveranno un invito via e-mail come questo.

Per ogni gruppo o individuo selezionato, è possibile consentire solo loro di visualizzare i file, oppure è possibile concedere un accesso più potente come la possibilità di aggiungere, modificare ed eliminare file. È possibile inviare un invito e-mail a coloro designati con l'accesso.

La possibilità di accedere ai file nel cloud e condividere l'accesso con gli altri non è nuova: tali funzionalità sono una funzione di SkyDrive e sono disponibili per alcuni tempo. Ciò che è nuovo, tuttavia, è che gli utenti saranno in grado di visualizzare i file indipendentemente dal fatto che abbiano installato le applicazioni Microsoft Office associate e ogni file verrà visualizzato esattamente come l'utente lo vedrebbe se aprisse il file nella sua applicazione nativa.

Dove Office Web Apps cambia davvero la condivisione e la collaborazione è nella capacità di più utenti di accedere e lavorare con lo stesso file contemporaneamente in Excel o OneNote. L'applicazione OneNote non è ancora disponibile nell'anteprima tecnica, ma sono stato in grado di lavorare con la funzionalità di collaborazione in tempo reale in Excel.

Il mio editor (la persona con cui stavo condividendo il file) e ho potuto accedere al Foglio di calcolo Excel contemporaneamente. Ognuno di noi ha modificato i campi e ha potuto vedere ciò che l'altra persona stava digitando in tempo reale. La capacità di lavorare con fogli di calcolo Excel e taccuini OneNote in questo modo - collaborando con colleghi o clienti in tempo reale tramite il cloud - è un deciso aumento della produttività.

Il lavoro attraverso le autorizzazioni e la concessione dell'accesso ai partecipanti di invito non era così intuitivo o user-friendly come vorrei. In definitiva, tuttavia, non è la capacità di condividere dati nel cloud che è impressionante, ma la capacità di interagire con tali dati attraverso le applicazioni Office Web Apps.

Vuoi vedere più applicazioni Web di Microsoft Office? Dai un'occhiata più da vicino a Excel Web App e PowerPoint Web App. Al momento della stampa, Word e OneNote non erano ancora completamente funzionanti.

Tony Bradley è un esperto in sicurezza delle informazioni e comunicazioni unificate con oltre un decennio di esperienza IT aziendale. Tweets come @PCSecurityNews e fornisce suggerimenti, consigli e recensioni sulla sicurezza delle informazioni e le tecnologie di comunicazione unificata sul suo sito all'indirizzo tonybradley.com.