I migliori 8 consigli dei team Microsoft per usarlo come un professionista

Slack ha cambiato il gioco della messaggistica dal suo debutto nell'agosto 2013. Ha sostituito la posta elettronica per le comunicazioni interne in molti team e organizzazioni. Nel frattempo, Microsoft Teams ha superato Slack con oltre 13 milioni di utenti raggruppandolo con il servizio Office 365.

Inoltre, trae vantaggio dal robusto ecosistema di Microsoft costruito negli anni. Se la configurazione o l'organizzazione dell'ufficio ha l'abbonamento a Office 365, comunicare e collaborare tramite Teams diventa semplice.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori consigli e trucchi per gli utenti del Team Microsoft per aumentare la loro produttività e usarlo come un professionista.

1. Scorciatoie da tastiera

Le scorciatoie da tastiera possono far risparmiare molto tempo, soprattutto quando si utilizza un'app come Teams. Molto probabilmente lo userai tutto il giorno per comunicare con i colleghi. Per ora ci sono solo due scorciatoie che devi ricordare come principiante.

1. / - il tasto barra avanti mostrerà tutti i comandi che puoi dare usando varie scorciatoie da tastiera.
2. Tasti /: un elenco di tutte le scorciatoie da tastiera che è possibile utilizzare. L'elenco è piuttosto lungo da condividere qui. Trova e ricorda quelli che ti sono utili.

Come visto nello screenshot, digiterete queste due scorciatoie nella barra di ricerca in alto per trovare quello che state cercando.

2. Nome del gruppo

La chat è una funzionalità principale di Microsoft Teams, ma la ricerca di una particolare conversazione all'interno di un canale può essere difficile. Puoi risolvere questo problema assegnando un nome significativo a quella finestra di chat o al gruppo. Ad esempio, se stai discutendo di una nuova guida sul Prodotto A, puoi nominare la finestra di chat Product A Bugs. Semplifica la ricerca in futuro.

Per farlo, fai semplicemente clic sull'icona a forma di matita nella parte superiore della finestra della chat per modificarla, quindi assegnagli un nome. Funziona solo per chat di gruppo e non private.

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3. Inoltra email

In GT, usiamo a malapena le e-mail e facciamo affidamento principalmente su Slack per comunicare tra loro. Funziona per noi ma non significa che puoi eliminare completamente le email. Le email sono qui per restare. Microsoft lo sa ed è per questo che consente agli utenti di inoltrare e-mail con allegati ai canali del team da qualsiasi dominio di posta elettronica autorizzato.

Non solo, se si fa clic su Impostazioni avanzate nella schermata successiva, è possibile controllare chi può inviare e-mail e anche da domini specifici, per ridurre le e-mail indesiderate.

4. Crea GIF

La condivisione di GIF è divertente, ma crearle lo è ancora di più. Sono lieto che Teams consenta ai membri di creare le proprie GIF, consentendo loro di essere creativi e ridurre lo stress per bilanciare le discussioni serie.

Teams integra Giphy, una popolare destinazione GIF, per condividere la tua opera d'arte con altri membri del team.

5. Bot

L'automazione delle attività ripetitive consente di risparmiare tempo e i robot possono essere utili. Teams ha un numero di bot che puoi usare a tuo vantaggio. Il bot Who è utile per trovare membri del team all'interno dell'organizzazione in base ai loro ruoli e responsabilità. Ad esempio, chi è il principale marketer del prodotto X?

I robot si comportano proprio come i membri del team, il che significa che puoi chattare con loro, porre loro domande e loro risponderanno.

Altri bot includono il bot del calendario per trovare uno slot aperto nei calendari e nei calendari dei membri del team e degli appuntamenti, Polly per creare sondaggi e raccogliere feedback e YellowAnt per connettersi con oltre 40 app per creare flussi di lavoro intelligenti. Ecco come puoi creare i tuoi robot.

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6. Schede

I team sono dotati di una funzione unica chiamata Tab. Puoi dedicare ciascuna scheda a una singola risorsa che può essere un video, un sito Web o un'app. Dipende da cosa vuoi ottenere con esso. Penso che sia più adatto per le app che desideri utilizzare mentre lavori con i team.

Tabs semplifica la gestione del flusso di lavoro e impedisce la sovrapposizione di parti importanti del processo. Ad esempio, puoi creare una scheda per Trello in modo che tutti i membri del team possano accedervi comodamente. Basta fare clic sull'icona '+' per scegliere un'app. Si noti che esiste già una scheda per la condivisione di file.

7. Segnalibro

Una caratteristica piccola ma spesso trascurata di Teams è l'opzione segnalibro. Nel caso in cui ricevi un messaggio importante ma desideri tornarci in un secondo momento, puoi semplicemente aggiungerlo ai segnalibri e tendere ad esso in un secondo momento.

Fai clic sull'icona del menu accanto al messaggio per farlo.

8. Lettore immersivo

Qualcuno ha condiviso un documento con te? Invece di leggerlo nella sua interezza, puoi usare l'opzione Immersive Reader per fare due cose. Rimuovi tutte le distrazioni in modo che sia visibile solo il testo. Rende facile concentrarsi sul documento o sul messaggio.

Puoi anche ascoltare il documento con le parole evidenziate in tempo reale. Un'altra caratteristica interessante è la traduzione. Puoi selezionare un messaggio e tradurlo in oltre 60 lingue usando Microsoft Translator.

Lavoro di squadra fino in fondo

Microsoft Teams è uno straordinario strumento di collaborazione e semplicissimo se stai già lavorando con altri prodotti Microsoft come Office 365. Spero che alcuni dei suggerimenti che abbiamo condiviso sopra ti aiuteranno a essere più produttivo.

Prossimo: La posta in arrivo di Outlook sta andando fuori controllo? Fare clic sul collegamento seguente per informazioni su come utilizzare le regole per gestire Outlook 365.