13 modi migliori per utilizzare la carta dropbox

Sono passati un paio d'anni da quando Dropbox Paper è uscita dalla fase beta. Lo strumento di collaborazione consente di creare note condivisibili e organizza ordinatamente documenti e file in cartelle o progetti. Dropbox Paper accetta tutti i tipi di contenuto e formato multimediale, rendendo così incredibilmente semplice la creazione di grafici per i documenti.

Dropbox Paper è in grado di fare di più. Se vuoi esplorare tutto il potenziale della carta Dropbox, dai un'occhiata agli hack e ai trucchi menzionati di seguito.

1. Creare cartelle solo su invito

Per impostazione predefinita, quando crei una cartella in Dropbox Paper, tutti i membri del team possono vederla. Tuttavia, se si desidera creare una cartella per persone specifiche del team, la soluzione migliore è quella di creare una cartella di solo invito.

Per fare ciò, fai clic sul pulsante Crea una nuova cartella nel pannello di destra e, una volta visualizzata la nuova finestra, aggiungi il nome. Quindi, tocca l'icona simile a un edificio sulla barra multifunzione inferiore e seleziona Solo su invito.

Seleziona i nomi dei membri del tuo team e premi il pulsante Crea.

Suggerimento interessante: puoi anche scegliere di creare una cartella aperta a tutti in modo silenzioso. Per fare ciò, deseleziona i nomi dei membri prima di premere il pulsante Crea.

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2. Scopri il potere della ricerca

Devi cercare un documento con una parola specifica? La ricerca di potenza lo rende possibile. Tutto quello che devi fare è digitare la parola chiave sulla barra di ricerca e il file o la cartella pertinenti appariranno immediatamente.

Ad esempio, l'articolo Ransomware appare all'interno della cartella GT> Android> Messaggi> AI per il mio account. Quindi, non ho bisogno di andare fino in quella cartella.

Allo stesso modo, puoi semplicemente cercare per titolo del documento e lo strumento si occuperà del resto.

3. Prendi il collegamento

In questa epoca in cui tutto è quasi istantaneo, è essenziale che tu segua lo stesso mantra mentre gestisci la tua squadra su carta, specialmente quando si tratta di formattare i documenti.

Dropbox Paper viene fornito con un assortimento di scorciatoie da tastiera. Oltre alle scorciatoie generali come Ctrl + B per Grassetto e Ctrl + U per Sottolineato, questo strumento di collaborazione supporta una serie di alternative.

• Elenco numerato: 1. seguito da uno spazio
• Elenco attività: seguito da uno spazio
• Intestazione: Ctrl + Alt + 1
• Data: / data seguita da spazio

Quindi, se devi aggiungere una serie di attività, aggiungi * seguito dallo spazio e un proiettile verrà aggiunto all'istante.

Con questi, risparmi molto tempo andando avanti e indietro tra la barra degli strumenti in un documento. Inoltre, rendono il flusso di lavoro più fluido.

Per conoscere l'elenco completo, fai semplicemente clic sull'icona della tastiera nell'angolo in basso a destra.

4. Crea cose da fare come un boss

Come forse già saprai, per aggiungere un elenco di controllo degli elementi tutto ciò che devi fare è digitare seguito da uno spazio. Ora, la buona notizia è che puoi assegnare queste checklist / attività in movimento semplicemente aggiungendo un segno @ seguito dal nome del membro del team.

Pertanto, se è necessario creare un'attività denominata "Aggiungi commenti su Facebook" e assegnarla a Sylvia con una data di scadenza dell'11 marzo 2020, è sufficiente digitare il comando seguente.

Aggiungi commenti su Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Questo è tutto. Non ti interessa giocare con la barra degli strumenti o sulla barra multifunzione in alto.

Suggerimento interessante: utilizzare l'icona Presente in alto per presentare il documento come presentazione.

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Fai clic qui per vedere la nostra pagina degli articoli dell'elenco di cose da fare

5. Aggiungi documenti alla cartella

Apri una cartella specifica per inserire spesso un documento al suo interno? È una terribile perdita di tempo.

Il modo migliore è creare il documento sulla home page. E una volta che lo hai nominato, fai clic sul collegamento Aggiungi alla cartella sotto il nome del documento e lo strumento si occuperà del resto.

Lo sapevi: i documenti senza struttura di cartelle verranno visualizzati come Non archiviati nella home page.

6. Troppi emoji? Contali!

Pensi di aver usato troppi emoji nel tuo documento? Invece di sederci per contarli manualmente, che ne dici di lasciare che Dropbox Paper faccia il lavoro?

Sì, hai letto bene. Oltre ai conteggi standard come il conteggio delle parole e il conteggio dei caratteri, Dropbox Paper conta anche il numero di emoji.

Quindi, se ritieni che 29 emoji siano un po 'troppo, puoi semplicemente tornare al documento e rimuoverli.

Per controllare il conteggio delle parole, tocca il pulsante a tre punti nell'angolo in alto a destra e premi l'opzione per Conteggio parole.

7. Incolla screenshot come un professionista

Un altro trucco interessante che Dropbox Paper ti consente di fare è che non devi caricare schermate e immagini in modo convenzionale. Tutto quello che devi fare è copiare le immagini dalla fonte e incollarle sul tuo documento.

Inoltre, riorganizzare le immagini su Dropbox Paper è facile come trascinare e rilasciare. Seleziona l'immagine che desideri spostare e sposta il puntatore del mouse nella posizione desiderata. Nifty, vero?

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8. Collegamento a diversi elementi multimediali

Che si tratti di un file audio o di un video di YouTube, Dropbox Paper ti consente di visualizzarli piuttosto facilmente. Il mantra? Copia e incolla. Sì, non è necessario aggiungere il link di incorporamento.

Qui, devi semplicemente copiare il link del video (o della canzone) dalla barra degli indirizzi e incollarlo sul tuo documento - Sì, simile a immagini e schermate.

9. Integrazione con il tuo calendario

Ultimo ma non meno importante, puoi integrare Paper in Google Calendar (o MS Outlook). Per fare ciò, fai clic sul nome del documento e vedrai un piccolo messaggio in grigio per Collegare un evento del calendario.

Seleziona il calendario che preferisci e, una volta completata la configurazione, aggiungi la data e le note sulla riunione.

La buona notizia è che una volta integrato il tuo calendario, tutti i prossimi incontri verranno visualizzati sulla home page di Paper.

10. Link come un Ninja

Sì, so che c'è un'icona utile oltre a Invita che ti consente di aggiungere collegamenti esterni. Ma è scomodo fare clic su di esso e quindi aggiungere il collegamento ogni volta che è necessario aggiungere un collegamento.

La cosa intelligente da fare è selezionare il testo che si desidera collegare, premere Ctrl + K e quindi aggiungere il collegamento. Nifty, giusto!

11. Esporta i tuoi documenti

Dropbox ti consente anche di esportare i tuoi documenti in formato PDF, Word o Markup. Ciò è particolarmente utile se devi inviare alcuni documenti a clienti o partner commerciali che non hanno accesso al Dropbox Paper del tuo team.

Per esportare, seleziona il documento dalla home page e premi il pulsante Esporta, come mostrato nella schermata qui sotto.

Successivamente, seleziona il tuo formato e il download inizierà tra pochi secondi.

Metti la penna sulla carta

Oltre a tutte le funzionalità di cui sopra, Dropbox Paper ti consente di integrarti facilmente con app di terze parti che amplia l'ambito dello strumento di diversi gradi. Soprattutto, puoi collegarti ai tuoi file e documenti Dropbox con la stessa facilità con cui aggiungeresti una casella di controllo o un elenco puntato.

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