8 Segreti per il telelavoro super-produttivo

Il recente divieto di telelavoro da parte del CEO di Yahoo Marissa Mayer ha generato ondate di shock in tutto il mondo degli affari. I sapientoni si sono affrettati a schierarsi, con i sostenitori dell'opzione work-at-home che insistevano sul fatto che tali accordi "possono renderti più produttivi" e gli oppositori che denunciano il telelavoro come "il peggiore di tutto".

Hanno entrambi ragione. Se fai il telelavoro nel modo giusto, risparmierai innumerevoli ore che altrimenti dovresti perdere in pendolarismo, godrai anche di una vita più stabile e fare un lavoro migliore. Ma lo fai male, lavorare da casa ti può distruggere. Lo so perché ho passato gli ultimi sette anni a lavorare da casa - quattro di loro, ironia della sorte, su Yahoo.

Per far funzionare il telelavoro per te e il tuo datore di lavoro, segui questo consiglio. (Se sei il capo, questi suggerimenti possono aiutarti a gestire meglio i telelavoratori.)

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Assicurati che la connettività sia scaduta

Se il tuo dispositivo di rete non è funziona bene, non lo sei.

Potresti non pensare due volte alla connessione Internet nel tuo ufficio, ma quando stai allestendo la tua casa, la larghezza di banda è una considerazione cruciale. Verificare con il proprio fornitore di servizi Internet gli aggiornamenti, in particolare il servizio dati più veloce. Comcast, ad esempio, offre piani di servizio a livello aziendale da 50 mbps e anche da 100 mbps, entrambi notevolmente più veloci delle velocità sub-10-mbps che la maggior parte dei consumatori riceve con i propri piani. Altrimenti, analizza diversi ISP.

Lo stesso vale per il tuo cellulare. Se una connessione graffiante infastidisce tutti coloro che partecipano alla teleconferenza, cerca un'alternativa: aggiungi una rete fissa a casa tua, cambia operatore o utilizza un servizio VoIP come Skype (purché la tua rete sia veloce). È anche possibile modificare le impostazioni del Quality of Service (QoS) del router per dedicare più larghezza di banda a determinate applicazioni, come le chiamate VoIP.

Se i trasferimenti di file tra computer sono lenti, la rete Wi-Fi interna potrebbe richiedere l'aggiornamento a 802.11 n o sistema 802.11ac. Se stai lavorando fuori dalla rete aziendale e lontano dai suoi servizi di backup, assicurati di eseguire il backup dei tuoi dati regolarmente, idealmente in tempo reale. L'aggiunta di un dispositivo NAS alla rete domestica può essere preziosa per questo scopo perché offre una posizione di archiviazione centralizzata per i file e, spesso, un sistema di mirroring dei dischi integrato o altro sistema di backup.

Se non riesci a spremere più succo fuori dalla tua connessione o aggiornamento, assicurati che i vicini o i dispositivi chiacchieroni senza carica di carica non saltino sul tuo router e rallentino le cose. La maggior parte dei router wireless mostrerà un elenco di dispositivi ad essi collegati. Nega l'accesso ai dispositivi che sembrano sospetti e disattiva i dispositivi che potrebbero utilizzare la larghezza di banda durante le ore di lavoro.

Crea la chiave di sicurezza

Flickr: cackhandedUn token di sicurezza VPN di Yahoo lavoratore in the wild.

Una lamentela importante sulla casa lavoratori è che i datori di lavoro perdono il controllo sui dati a cui accedono. Lascerai la dichiarazione sul flusso di cassa del prossimo trimestre aperta sul tuo laptop a Starbucks mentre prendi un caffellatte? Una soluzione è lasciare i dati sui server in ufficio e accedervi da remoto. Naturalmente, le sfide alla sicurezza prendono una direzione diversa qui: come mantenere una connessione sicura tra casa e ufficio?

Uno degli approcci più efficaci è l'utilizzo di una rete privata virtuale. Compatto e difficile da configurare nei giorni passati, le VPN ora forniscono un tunnel Web sicuro anche per le aziende più piccole. Le VPN esistono nelle versioni hardware e software sia per PC che per smartphone. Avrai bisogno di lavorare con il tuo datore di lavoro per configurare una VPN, ma la configurazione è generalmente una questione di selezione delle opzioni tramite una semplice interfaccia basata sul Web.

Se il lavoro ti porta lontano da casa - e la tua azienda non usa già qualcosa come Google Drive o Microsoft SkyDrive: considera l'utilizzo di Dropbox, Box o Evernote per archiviare i file alla portata di qualsiasi PC. Acquisire un documento da questi servizi è più veloce che saltare su VPN per accedere al disco rigido dell'ufficio. Assicurati in anticipo che l'archiviazione dei dati aziendali su tali servizi basati su cloud non viola le politiche di sicurezza della tua azienda.

Fai conoscere la tua presenza

Google Hangouts mette a faccia a faccia una squadra sullo schermo.

Il sospetto di un collega di perdere tempo lavorando da casa cresce con ogni minuto che passa prima che tu risponda a una telefonata o email Messaggio. Quindi tieni d'occhio la tua casella di posta e non lasciare che le chiamate si riversino nella voicemail, a meno che tu non abbia già effettuato un'altra chiamata. Perderai tempo a recuperare i messaggi e ad aggravare i membri dello staff che altrimenti avrebbero semplicemente urlato una domanda sul muro del cubicolo.

Instant Messaging assicura che i colleghi possano sempre contattarti. Google Talk è popolare per le comunicazioni in tempo reale e si integra con la suite Google Apps for Business. I pacchetti Microsoft Office 365 per le aziende offrono chat con il client Lync. Se lavori con colleghi o clienti su vari servizi, un sistema multiprotocollo come Digsby o Trillian può salvarti dal dover installare e gestire più applicazioni. Assicurati solo di impostare correttamente lo stato di fuori sede e di rispondere prontamente agli IM in arrivo.

Skype è sempre più popolare nei luoghi di lavoro con più uffici e telelavoratori. Con la Chat di gruppo di Skype per gli utenti paganti o con un servizio gratuito come Imo.im, il tuo team può conversare in uno spazio virtuale. Gli strumenti di videoconferenza come WebEx e Adobe Connect offrono l'ulteriore elemento umano dei check-in faccia a faccia che manca al testo normale; abilitano anche la condivisione dello schermo, quindi puoi mostrare esattamente cosa c'è sul tuo desktop.

Riservare il tempo

Flickr: crisdiasAlcuni bambini che dormono richiedono un caregiver che non fa orario di lavoro.

La maggior parte delle storie di telelavoro ti consigliano di attenersi a specifici "orari di lavoro", per evitare che la vita domestica e la vita lavorativa si confondano. Sfortunatamente questo consiglio è quasi impossibile da obbedire. Lavorare a casa può rendere più facile per alcune persone scivolare nel solco di lavorare in ore straordinariamente lunghe, ma d'altra parte, quando devono lavorare per lunghe ore, il telelavoro paga. Lavorare dopo cena o alzarsi per una teleconferenza alle 6:00 è ancora un lavoro ingrato, ma è molto più comodo senza il pendolarismo.

Indipendentemente da ciò, il sospetto o l'aspettativa comune è che i telelavoratori stiano costantemente facendo il bucato, facendo commissioni, sonnecchiando, giocando con il cane, e per superare quel pregiudizio, dovrai impiegare più tempo e fare un lavoro migliore di quello che avresti fatto in ufficio.

Trova spazio separato

Flickr: elkitLimitare gli animali domestici e altre distrazioni per rompere il tempo.

È facile essere risucchiati sul divano con un laptop sulle gambe. Idem il tavolo della cucina. È improbabile che questi ambienti spaziosi siano occupati con gli interlocutori durante il giorno.

Tuttavia, evita di provare a svolgere un lavoro serio in queste aree. Invece, prendi uno spazio dedicato. Questo non deve significare cancellare una stanza per produrre un ufficio di dimensioni di un parlatorio (anche se così facendo certamente non farebbe male), ma significa mettere da parte un'area ben definita. L'area potrebbe essere un angolo della camera da letto o soggiorno, o un'alcova in un corridoio che può ospitare una piccola scrivania. Se devi lavorare al tavolo della cucina, trasformalo ogni mattina in un finto ufficio rimuovendo la tovaglia, il giornale e gli agitatori di sale e pepe. Il rituale di trasformazione stabilirà l'inizio della tua giornata lavorativa e fornirà una transizione psicologica alle ore produttive.

Imiti il ​​tuo ambiente d'ufficio

Flickr: Jeremy Levine DesignSe non riesci a rendere il tuo home office così bello, almeno fallo funzionale.

Non verrai in ufficio con la sudorazione o senza lavarti i denti, giusto? (A meno che tu non sia un giornalista, intendo.) Allora perché dovresti presentarti nel tuo ufficio a casa in condizioni così disdicevoli? Oltre a rimettersi in sesto prima di iniziare a lavorare, allestisci il tuo spazio ufficio con le trappole di una scrivania tradizionale: una tazza piena di penne, Post-It Notes, una tastiera e un mouse reali e una sedia da ufficio di alta qualità.

Molti gli operai domiciliari tendono non solo a lavorare ovunque si trovino seduti, ma a ignorare l'ergonomia della loro configurazione lavorativa. Usa mobili da ufficio reali e trasforma la configurazione del tuo computer in una forma ergonomica. Se sei un utente portatile (come la maggior parte dei telelavoratori tendono ad essere), affidati a una docking station o supporto per mantenere il monitor all'altezza appropriata, con la parte superiore dello schermo all'altezza degli occhi. Concediti un lusso su due monitor se puoi. Usa anche una tastiera e un mouse comodi.

Esci a pranzo

Il telelavoro può trasformare la tua casa in una prigione. Ti svegli, vestiti, lavori, mangi, fai la doccia e dormi, a volte senza mai aprire la porta principale. Potresti essere estremamente produttivo per un po ', ma la febbre da cabina alla fine ti raggiungerà.

La cura è semplice: prendi la pausa pranzo e vai fuori. Allunga le gambe (i telelavoratori notoriamente trascurano l'esercizio) e copre alcune commissioni. Tornerai alla tua scrivania aggiornato e probabilmente non ti mancherà nulla di importante. Ma porta con te il tuo smartphone, per ogni evenienza.

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