Diventa più produttivo in Microsoft Outlook

Sei dipendente da Microsoft Outlook per la tua e-mail e le tue esigenze di pianificazione? Sei seccato con il client di posta elettronica? Bene, unisciti al club: migliaia di utenti di Outlook stanno facendo pressioni su Microsoft per miglioramenti nella prossima versione. Ma questa settimana non ci lamentiamo solo di Outlook; Sono qui per dirti come migliorarlo. Continua a leggere per suggerimenti e strumenti che ti renderanno più produttivo, in questo momento.

Disattiva gli avvisi di nuovi messaggi di Outlook

Aspetta, hai letto bene? Disattiva gli avvisi di posta elettronica di Outlook? Perché mai vorresti farlo? In una parola: produttività.

Pensaci: i nuovi messaggi entrano costantemente nella tua casella di posta e, per impostazione predefinita, Outlook ti avvisa di ogni messaggio.

Non è molto diverso da un collega che fa capolino il tuo ufficio ogni cinque minuti per fare una domanda. Parla di interruzioni della produttività uccidendo!

Di conseguenza, potresti voler provare la vita senza gli avvisi. Disabilitarli è più facile di quanto si pensi:

1. Scegli Strumenti, Opzioni, e fai clic su Opzioni e-mail.
2. Fai clic su Opzioni avanzate e-mail.
3. Deseleziona la casella accanto a "Riproduci un suono".
4. Deseleziona la casella accanto a "Cambia rapidamente il cursore del mouse".
5. Deseleziona la casella accanto a "Mostra un'icona a forma di busta nell'area di notifica".
6. Deseleziona casella accanto a "Visualizza un avviso nuovo desktop Mail".
7. Fai clic su OK e il gioco è fatto.

Outlook continuerà a recuperare (o ricevere) nuovi messaggi a intervalli regolari, ma senza le solite interruzioni.

In altre parole, puoi rivedere la tua posta in arrivo sulla tua pianificazione, non su Outlook.

Modifica le righe dell'oggetto della posta elettronica di Outlook archiviata

Diamo un'occhiata a un'altra seccatura di e-mail: le righe dell'oggetto che non sono più corrisponde al contenuto del messaggio.

Supponiamo, ad esempio, che tu e alcuni colleghi inizi a scambiare messaggi di posta elettronica sul picnic aziendale. Da qualche parte lungo la strada, la conversazione passa alle previsioni di vendita, a quel punto qualcuno incolla alcune nuove figure. Ora è una e-mail che vuoi conservare per riferimento futuro.

Un solo problema: l'oggetto continua a leggere "picnic aziendale". Ciò non sarà particolarmente utile quando andate a cercare un messaggio sui dati di vendita.

Fortunatamente, Outlook ha una funzione nascosta che consente di modificare la riga dell'oggetto di un'e-mail. Ecco come:

1. In Outlook, apri l'e-mail in questione (non puoi farlo con le anteprime dei messaggi, devi fare doppio clic sul messaggio per aprirlo in una nuova finestra.)
2. Clicca ovunque la riga dell'oggetto per posizionare il cursore.
3. Modifica l'argomento come meglio credi.
4. premi Invio, quindi accetta qualsiasi messaggio di avviso che ti viene fornito da Outlook.

Tutto qui! Ora puoi archiviare l'e-mail con una riga dell'oggetto più appropriata e riconoscibile -

Usa Outlook per accedere al tuo account Twitter

Se utilizzi Outlook per gestire i tuoi contatti, calendario, e-mail, e simili, perché non usarlo anche per Twitter? Questa è l'idea alla base di TwInbox, un plug-in gratuito che aggiunge una barra degli strumenti di Twitter a Outlook.

Una volta installato, TwInbox aggiunge una nuova cartella alla tua casella di posta. (Può anche creare singole cartelle per ciascun mittente, che può essere utile da un punto di vista organizzativo - a meno che non seguiate molte persone.)

Da lì basta fornire il nome utente e la password di Twitter, e presto: recupera tutto i tweet del tuo account e ti consentono di leggerli come se avessi letto e-mail.

Un clic della barra degli strumenti è tutto ciò che serve per inviare il tuo aggiornamento, inviare un messaggio diretto, rispondere a un messaggio o retwittare qualcosa. TwInbox abbrevia automaticamente i lunghi URL tramite TinyURL.

La barra degli strumenti ti mostra anche un'anteprima dei nuovi tweet che arrivano, il che ti evita di dover passare alla cartella tweets ogni volta che desideri verificare la presenza di aggiornamenti.

In Insomma, TwInbox è uno strumento formidabile e imperdibile per tutti gli utenti di Outlook che amano Twitter. Vorrei poter gestire più di un account Twitter, ma non posso discutere con il prezzo: TwInbox è gratuito.

Aggiungi un correttore ortografico a Outlook Express

Reader Karl ha bisogno di aiuto con la sua ortografia. In particolare, ha bisogno di un correttore ortografico per Outlook Express, perché il metodo che sta usando ora è la definizione stessa di "seccatura".

Karl dice che compone nuovi messaggi in WordPerfect, li controlla in modo ortografico, quindi esporta il testo per importare in Outlook Express. È folle! (Davvero, Karl, hai mai sentito parlare di copia e incolla?)

Fortunatamente, questa procedura complicata può finire proprio ora. La prima opzione è installare un correttore ortografico di terze parti, come il correttore ortografico di OE. (Anche se la nostra pagina di download dice che è shareware, la pagina del prodotto dell'autore dice che il componente aggiuntivo è gratuito.)

Ma invece di questo, consiglio l'aggiornamento a Windows Live Mail. Questa sostituzione OE gratuita di Microsoft offre un'interfaccia più snella e alcune nuove funzionalità, tra cui la ricerca dinamica (i risultati vengono visualizzati durante la digitazione), il filtro antispam e un calendario sincronizzabili con il calendario di Windows Live online. Ha anche un correttore ortografico.

Funziona in Outlook 2003 e 2007; Non sono sicuro delle versioni precedenti.

Rick Broida scrive il blog PC Hassle-Free di PC World. Iscriviti per ricevere la newsletter di Rick via e-mail ogni settimana.