Inoltra posta a un nuovo dipendente

Molte volte, ho inviato email ai vecchi contatti aziendali e non ho avuto risposta, solo per imparare finalmente che non lavorano più lì. Non sprecare il tempo dei tuoi clienti in attesa di una risposta; imposta le regole di inoltro della posta sul tuo server in modo che un dipendente attuale possa ricevere il messaggio e possa rispondere.

Il processo varia a seconda del tuo host di posta, ma la maggior parte delle piccole imprese avrà accesso a un pannello di controllo online. Accedi qui e apri la sezione di inoltro della posta. Scegli l'opzione per aggiungere una regola di inoltro e inserisci l'indirizzo del vecchio lavoratore. Inserisci l'indirizzo di destinazione per te o un impiegato attuale. Salva i risultati.

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In Outlook sul tuo PC, crea una regola per archiviare questi messaggi inoltrati nella loro cartella. Scegli File, Nuovo, Cartella e assegnale un nome al vecchio impiegato. In Strumenti, regole e avvisi, fare clic su Nuova regola. Seleziona Controlla i messaggi quando arrivano e fai clic su Avanti. Fare clic sulla casella di controllo con parole specifiche nell'indirizzo del destinatario, quindi fare clic sulle parole evidenziate nel passaggio 2. Immettere l'indirizzo completo del vecchio dipendente. Fare clic su Aggiungi, fare clic su OK e fare clic su Avanti. Scegli spostalo nella cartella specificata. Fare clic su specificato al passaggio 2. Selezionare la nuova cartella, fare clic su OK e fare clic su Fine. Fare clic su Applica.

Preferisco questa configurazione in modo che un nuovo dipendente possa presentarsi al cliente e mantenere tale posta separata. Tuttavia, puoi anche aggiungere un risponditore automatico per rispondere immediatamente al mittente con le nuove informazioni di contatto. Basta visitare l'area del risponditore automatico sul pannello di controllo dell'ospite, inserire l'indirizzo del vecchio impiegato, inserire il nuovo indirizzo nel campo Da e creare il resto del messaggio.