Google keep vs todoist: confronto approfondito delle app delle liste di cose da fare

Se non vuoi mai dimenticare nulla, il modo migliore per andare avanti è annotarlo nell'elenco delle cose da fare, impostare un promemoria e seguire la tua routine quotidiana. Seguilo e non dimenticherai mai nulla nella tua vita. L'unica cosa da ricordare qui è che hai un sistema / app affidabile per registrare le tue attività ed è disponibile su tutte le piattaforme che conosci e che usi.

Due app che confronteremo oggi sono Google Keep e Todoist. Entrambe le app adottano un approccio diverso quando si tratta di creare e gestire elenchi di cose da fare.

Google Keep è un'app gratuita disponibile su tutte le piattaforme e ti consente di lavorare con testo, immagini e note audio.

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Todoist è un'app robusta disponibile anche su tutte le piattaforme, supporta sottoprogetti, utilizza il linguaggio naturale, si integra con app di terze parti e utilizza obiettivi per tenere traccia dei progressi.

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1. Note ed elenchi di cose da fare

Una distinzione cruciale è che Keep è un'app per prendere appunti che supporta sia le note che le liste di cose da fare. Todoist, d'altra parte, è un'app solo per elenchi, ma è possibile aggiungere commenti. In Google Keep, una nota può essere una nota di testo / immagine / audio o una con caselle di controllo. Non possono essere entrambi allo stesso tempo - un po 'limitanti.

Todoist è esplicitamente creato per funzionare come un task manager in cui è possibile aggiungere singole attività e creare progetti e sottoprogetti per gestire il carico di lavoro.

Sia Keep che Todoist sono intelligenti perché spostano gli elementi selezionati in fondo all'elenco. Inoltre, se crei una nuova attività che è già nell'elenco, Keep e Todoist ti ricorderanno la stessa cosa.

Come accennato in precedenza, è possibile utilizzare Mantieni per prendere appunti in una varietà di formati come testo, immagini e note audio. Puoi anche disegnare note interne se scarabocchi sono la tua passione. Inoltre, Keep convertirà le note audio in testo al volo in modo da poterlo modificare come desideri. Allo stesso modo, afferrerà il testo dalle immagini utilizzando l'OCR, che può essere utile per la scansione di biglietti da visita o segni.

Per riassumere, dove Keep ti consentirà di prendere appunti in una varietà di formati che ti offrono più opzioni di input, Todoist ti permetterà di creare più livelli e approfondire e gestire progetti complessi con più livelli.

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2. Gestione e ordinamento

Annotare le attività di cui dovresti occuparti è una cosa, ma gestirle e trovarle è un'altra. Sia Keep che Todoist ti consentiranno di aggiungere un promemoria in base alla data, all'ora o al luogo. I promemoria basati sulla posizione sono particolarmente utili quando si eseguono commissioni.

Todoist è più flessibile nella gestione delle attività in quanto consente di spostare le attività tra elenchi e progetti. Basta trascinare e rilasciare. In Keep non è possibile spostare le attività da una nota all'altra, ma è possibile riordinarle.

Todoist ti consentirà inoltre di creare sottoattività e riordinarle facilmente.

Sia Keep che Todoist ti permetteranno di contrassegnare note / attività con etichette. Alcune persone li chiamano anche tag. Ma non è possibile creare progetti in Keep. Invece, Keep utilizza segnali visivi e consente di colorare le note con i codici. Questo rende le cose interessanti. Puoi scegliere colori diversi per progetti diversi, rendendo più semplice distinguere le note all'istante.

Todoist ti consentirà di impostare le priorità su progetti e attività a colpo d'occhio, quali attività richiedono la tua attenzione immediata e quali puoi permetterti di bloccare. Ogni livello di priorità è contrassegnato da una bandiera di colore diverso.

Una volta che inizi a utilizzare un particolare servizio per le sessioni di scaricamento del cervello, le cose possono rapidamente sfuggire di mano con centinaia di note e attività in giro. Questo è quando ti rendi conto che hai bisogno di una solida funzione di ricerca e ordinamento. Keep ti mostrerà un elenco di tag o etichette sulla sinistra che puoi usare per ordinare anche cercare testo. Sto usando Keep da un po 'di tempo e posso facilmente trovare quello che sto cercando per la maggior parte del tempo.

Todoist è molto più bravo a svolgere compiti di precisione. Puoi ordinarli per priorità, etichette e progetto che ti danno una prospettiva su ciò che vuoi realizzare al momento. Tutto è facilmente accessibile nella barra laterale.

È inoltre possibile ordinare le attività in base alla scadenza odierna o nei prossimi 7 giorni. In questo modo, puoi concentrarti sulla prossima settimana invece di preoccuparti del prossimo mese. Ancora una volta, un modo eccellente per stabilire le priorità del flusso di lavoro.

Todoist ti consentirà inoltre di ordinare le attività e i progetti in base al nome e alla persona responsabile se lavori in un ambiente collaborativo.

Puoi assegnare promemoria alle note, che possono essere una nota o un elenco e Keep ti ricorderà al momento giusto. Una rapida occhiata nella barra laterale ti permetterà di vedere tutti i tuoi appunti e promemoria separatamente.

Infine, ci sono punti Karma in Todoist che fungono da motivatore per completare i tuoi compiti e ottenere la soddisfazione di spuntare quel compito nell'elenco. L'idea è semplice Stabilisci un obiettivo e crei un elenco di attività che alla fine ti aiuteranno a raggiungerlo. Mentre lavori per raggiungere i tuoi obiettivi e mentre controlli più attività, guadagni più punti.

Una differenza fondamentale è che puoi aggiungere file alle attività in Todoist mentre le note in Mantieni supportano solo immagini e collegamenti.

Francamente, se hai bisogno dell'incentivo per completare il tuo lavoro, potresti essere nella professione sbagliata. Ma hey, sono solo io. Idealmente, dovresti godertelo così tanto da farlo perché è divertente. Va bene, basta con la filosofia.

3. Integrazioni e collaborazione

Keep è un prodotto Google che significa, e probabilmente lo sapevi già, si integra anche con altre app Google come Documenti, Presentazioni, Moduli, Fogli e Gmail. Puoi facilmente creare una nota per qualsiasi documento o foglio, ma una nota Keep può essere trasformata solo in un documento. Questo ha davvero senso.

A differenza di Keep, Todoist viene fornito con una solida API che funziona con molte app di terze parti tra cui tutte le app di Google e altre come Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa e altre. Ciò rende Todoist ideale anche come soluzione aziendale.

Collaborare su Keep è facile come fare clic sul pulsante Condividi e inviare un invito via e-mail. Può quindi iniziare ad aggiungere alla nota o alla lista di controllo. Buono per quando acquisti in un centro commerciale e devi armonizzare gli articoli che ognuno di voi ha aggiunto.

Todoist funziona in modo simile in cui puoi invitare chiunque ad aggiungere o modificare un elenco di attività in tempo reale. Puoi farlo inviando un invito via e-mail. Poiché Todoist è progettato per aziende e aziende, è anche possibile invitare collaboratori di altri progetti se utilizzano già Todoist. Come quando hai bisogno di aiuto da parte dell'amministratore per risolvere un problema specifico.

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4. Prezzi e piattaforme

Trattandosi di un prodotto Google, Keep è libero di utilizzare senza limiti di dimensioni o numero di note. Non conterà nemmeno per i 15 GB di spazio di archiviazione gratuito di Google Drive. Todoist offre diversi piani a partire da quelli gratuiti in cui non puoi impostare promemoria o aggiungere etichette, premium a $ 29 per gli individui e $ 29 per utente per le aziende. La maggior parte degli utenti avrà bisogno di un piano premium a causa delle limitazioni che hanno impostato.

Sia Keep che Todoist sono disponibili su tutte le piattaforme come Windows e Mac, Android e iOS e hanno estensioni / componenti aggiuntivi per browser popolari come Firefox e Chrome. Quindi puoi tagliare le pagine web e sincronizzare tutti i tuoi dati su tutti i dispositivi.

Le note sono per sempre

Molti di noi che hanno l'abitudine di prendere appunti hanno centinaia e migliaia di appunti sotto la pancia. Il vero problema si verifica quando devi spostare la base e utilizzare un'app o un servizio diverso. È meglio iniziare nel modo giusto, pensare a lungo termine e selezionare un'app nota / attività che soddisfi le tue esigenze fin dall'inizio.

Se hai bisogno di un semplice strumento per prendere appunti con un gestore di liste di cose da fare, Google Keep è molto versatile e potente. Todoist è più adatto per utenti avanzati con vite lavorative complicate, progetti multipli o coloro che necessitano di una soluzione aziendale.

Prossimo: Vuoi sapere come Google Keep confronta con Google Task? Dai un'occhiata al link qui sotto per scoprire come differiscono.