Come creare e utilizzare una lista di distribuzione in MS Outlook

Hai gruppi di contatti con cui continui a inviare e-mail e richieste di incontro? E ripeti ogni indirizzo di posta ogni volta che lo desideri? Ora, se stai usando MS Outlook come client di posta elettronica e stai ancora facendo la stessa cosa, ti stai perdendo qualcosa di davvero interessante.

Outlook ti consente di creare elenchi di distribuzione che non sono altro che sottoinsiemi dei tuoi contatti o gruppi personalizzati come potresti chiamare. Quindi, la prossima volta che hai un gruppo di persone a cui inviare e-mail frequenti, crea un elenco di distribuzione come quello spiegato di seguito.

I passaggi per creare un elenco di distribuzione

Prima di iniziare ti consiglio (e presumo) di avere la maggior parte dei contatti già aggiunti all'elenco Contatti. Questo ti semplifica le cose.

Passaggio 1: fare clic sulla scheda Contatti nella parte inferiore del riquadro sinistro. Ora, premi la scheda Azioni sulla barra multifunzione e segui a Nuova lista di distribuzione. Gli amanti della tastiera possono trovare Ctrl + Maiusc + L come un'opzione migliore.

Passaggio 2: viene visualizzata una nuova finestra con la scheda Elenco di distribuzione in evidenza. Assegna un nome al tuo gruppo e aggiungi membri da Seleziona membri nella sezione Membri.

Passaggio 3: fai doppio clic sui nomi che desideri aggiungere o selezionali e fai clic sul pulsante Membri.

È inoltre possibile utilizzare l'icona Aggiungi nuovo per aggiungere membri che non sono nell'elenco dei contatti. Aggiorna e rimuovi contatti sono opzioni complementari.

Passaggio 4: Dopo aver aggiunto i membri, verrà riportato alla finestra al passaggio 2. Fare clic su Salva e chiudi per iniziare a utilizzare la prima lista di distribuzione.

Dai un'occhiata all'immagine qui sopra. Ho creato la mia lista per pochi membri di e questo è il nome che uso per raggruppare la posta.

Nota: puoi sempre modificare l'elenco navigando su Contatti> Seleziona gruppo e seguendo i passaggi da 2 a 4 o come ritieni opportuno.

Come utilizzare una lista di distribuzione?

Inizia con una nuova email. Crea il tuo messaggio e nel campo A inserisci il nome che hai dato al tuo gruppo. Nel mio caso è Guiding-Tech. Una volta digitato il nome, vedrai che diventa grassetto e sottolineato indicando che Outlook ha riconosciuto l'indirizzo. In caso contrario, prova a fare un Ctrl + K. Se il problema persiste, hai rovinato il processo e potresti dover tornare al passaggio 1.

Facendo clic sul segno + si dividerà il nome dell'elenco in singoli indirizzi di posta (utile se si desidera rimuovere le eccezioni a volte).

Conclusione

Le cose non possono essere più semplici di questo se è necessario inviare e-mail di gruppo di tanto in tanto. Puoi creare tutti gli elenchi che desideri e utilizzarli per la tua flessibilità. Un elenco può essere considerato come un superset o un sottoinsieme di un altro. Molto altro da capire e lo farai, una volta che inizi a esplorare la funzione.