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Sin dagli albori dei personal computer ci sono state previsioni di un futuro tutto digitale dove la carta era poca ma un lontano ricordo. Decenni dopo, sembra che abbiamo fatto progressi verso l'ufficio senza carta, ma la visione utopica è ancora lontana.
Adobe, che ha acquistato la società di firma digitale Echosign nel 2011, ha condotto uno studio per scoprire come le cose stanno progredendo sulla strada per il futuro dei nostri documenti interamente digitali. Lo studio si basa su dati raccolti da un sondaggio online tra 1051 manager statunitensi che redigono, inviano o firmano contratti e accordi presso piccole, medie e grandi aziende.
Il rapporto, "Paper: Una specie in via di estinzione?" scopre alcuni risultati interessanti. Poco più della metà degli intervistati, il 51%, crede che il flusso di lavoro digitale faciliti l'archiviazione e la gestione dei documenti, e il 61% afferma che lavorare digitalmente riduce i costi. Quasi un terzo pensa addirittura che il flusso di lavoro digitale offra loro un vantaggio e li aiuti a ottenere buoni risultati.
Abbastanza giusto. Guardando l'infografica di Adobe, quei numeri si stanno inclinando nella giusta direzione, anche se non così forte come mi aspetterei dopo decenni di promessa di un ufficio senza carta. Quindi, arriviamo ai contratti. I risultati del sondaggio sono quasi unanimi (98
per cento) che i contratti reali oi documenti legali sono ancora fatti usando la carta, anche se quasi i tre quarti pensano che la vita sarebbe più facile se i contratti fossero fatti digitalmente
Come analista e consulente freelance posso garantire che la maggior parte delle aziende fa ancora affidamento sulla carta. Sono stato su entrambi i lati del divario carta-contro-digitale, e posso dire per esperienza che i contratti digitali sono molto più efficienti.percent) che i contratti reali oi documenti legali sono ancora fatti usando la carta, anche se quasi i tre quarti pensano la vita sarebbe più facile se i contratti venissero fatti in digitale.
In genere, quando acconsento a lavorare con un cliente, invio una bozza di linguaggio da usare come contratto. Il client quindi inserisce tutti i dettagli mancanti e restituisce il documento, generalmente sotto forma di file PDF. Quindi devo stampare il file PDF in modo da poterlo firmare e scansionare il documento firmato in modo da poterlo restituire al client. Quindi, il cliente deve stampare la mia versione firmata e firmarla autonomamente in modo che possano eseguire la scansione e restituire il contratto completato. È un processo noioso che spreca carta da entrambe le parti.
Ho lavorato anche con clienti che utilizzano uno strumento di firma digitale. Ho ricevuto un'e-mail con un link per "firmare" il documento. Ho firmato il contratto in modo digitale e avevamo concluso e pronti a fare affari. Niente muss, niente storie e niente sprechi di carta.
Le banche sono uno dei peggiori trasgressori. Quando ho comprato la mia auto, e quando ho comprato la mia casa c'erano delle risme di carta usate. Volevano persino usare un oggetto arcaico chiamato fax (cercalo su Wikipedia). Ho siglato e firmato un numero sufficiente di documenti per abbattere una piccola foresta solo per completare le transazioni.
Ufficio senza carta? Stiamo facendo progressi lenti verso questo obiettivo, ma siamo ben lontani dal realizzare il sogno di una utopistica.
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