Advisory Council Meeting, 16 October, London
Sommario:
Oltre ad essere un nemico letale degli alberi, la carta è il nemico della produttività delle aziende, secondo Adobe. Il nuovo software per documenti in formato portatile Acrobat XI Pro di Adobe mira a fare di entrambe le parti un favore, facilitando il lavoro senza utilizzare la carta. Ovviamente, gli alberi sono probabilmente tutti per questo, ma l'implementazione di Adobe di un flusso di lavoro senza carta potrebbe non rendere abbastanza facile per le aziende cambiare i loro modi.
L'interfaccia di default di Acrobat XI Pro ha lo stesso aspetto della versione precedente, anche se ora puoi creare e salvare set di strumenti personalizzati, esportarli e distribuirli in tutta l'azienda. È possibile scaricare set di strumenti personalizzati creati anche da altri.
Mentre la versione Pro, che contiene tutte le funzionalità del programma, è disponibile sia per Mac che per Windows, la versione Standard che non dispone di alcune funzionalità di fascia alta è disponibile per Windows solo
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La possibilità di firmare documenti in formato digitale non è nuova, ma ora è possibile richiedere, ricevere e gestire le firme digitali utilizzando il sito Web di EchoSign recentemente acquistato da Adobe. Creare il documento in Acrobat XI Pro, quindi fare clic sul pulsante Firma e quindi su Invia per firma. Acrobat XI Pro carica il documento su EchoSign.com e quindi ti indirizza a completare la transazione lì.
Puoi inviare fino a cinque documenti al mese con un account EchoSign gratuito oppure puoi optare per tipi di account che consentono un numero maggiore di utenti e funzionalità aggiuntive, ad esempio il marchio aziendale su tutte le tue e-mail - a costi che vanno da $ 15 al mese a $ 400 al mese.
Se hai già effettuato l'accesso a EchoSign, devi semplicemente inserire l'indirizzo e-mail del destinatario, selezionare un paio di opzioni (rispedire via e-mail o inviarlo via fax a tu) e fai clic su Invia. Ora inizia il tracciamento e l'orologio: il sito Web invia il documento al destinatario e un messaggio di posta elettronica per segnalare che è stato inviato, quindi invia un'e-mail quando il destinatario firma o rifiuta il documento. I destinatari non devono avere account EchoSign; devono solo fare clic sul link nell'e-mail inviata dal sistema. Puoi vedere quando i documenti sono stati inviati e il tempo medio impiegato per riceverli indietro.
L'email che il sistema invia contiene un link generale e un collegamento per gli utenti di dispositivi mobili. Sfortunatamente, il collegamento per dispositivi mobili mi ha portato a una pagina web con un'immagine del mio documento che era stata compressa a tal punto da non riuscire a leggere alcun testo del corpo, né sul mio smartphone con Android né sul mio tablet Android Google Nexus 7. La pagina conteneva anche collegamenti che mi permettevano di scaricare il PDF originale, e il PDF era abbastanza leggibile nella versione mobile di Acrobat Reader, ma non potevo firmare lì i miei documenti; Ho dovuto tornare alla pagina web per firmare il documento. Puoi firmare e inoltrare digitalmente documenti nell'app per dispositivi mobili EchoSign di Adobe, ma è disponibile solo per iOS, non per Android.
Inoltre, non è necessario Acrobat XI Pro per utilizzare EchoSign. È possibile caricare documenti creati con Microsoft Word, versioni precedenti di Acrobat o altre applicazioni sul sito Web di EchoSign. L'integrazione di Acrobat XI Pro ed EchoSign aggiunge solo una minima comodità; non è possibile inviare qualcosa per la firma direttamente da Acrobat XI Pro.
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Per migliorare la creazione di moduli di Acrobat, Adobe ha adottato un approccio diverso. Acrobat XI Pro viene fornito in bundle con FormsCentral, un'applicazione desktop separata che interagisce con il sito Web di Adobe FormsCentral.com. FormsCentral.com non è nuovo, ma la sua integrazione con Acrobat XI Pro, o meglio, è la sua integrazione con l'applicazione FormsCentral. Acrobat ha avuto a lungo capacità di creazione di forme stellari, ma erano solo per i moduli all'interno dei PDF; ora con FormsCentral puoi creare forme basate su Web sofisticate e tracciabili.
Puoi creare moduli alla vecchia maniera - rimanendo in Acrobat XI Pro - ma Adobe ti guida verso FormsCentral. Puoi scegliere tra 50 modelli di modulo preformattati oppure puoi crearne uno da contenuti esistenti o da zero. È possibile personalizzare uno di questi modelli, naturalmente, e salvarlo come proprio per uso futuro, e una volta terminato, è possibile pubblicarlo come PDF o come modulo basato sul Web.
Le versioni precedenti di Acrobat consentivano di creare moduli che interagissero con Acrobat.com per raccogliere e classificare le risposte dei moduli, ma i moduli potevano essere solo PDF. Con un modulo Web, puoi collegarti al tuo modulo su FormsCentral.com, oppure puoi inserirlo nella tua pagina web o su una pagina Facebook. Puoi connettere un account PayPal in modo da accettare anche i pagamenti.
Ma la parte più interessante di FormsCentral sono i dati che ricevi. È possibile ordinare e filtrare i risultati di invio, aggiungere funzioni di base simili a Excel (come somma, media, conteggio, min e max) e visualizzare un rapporto di riepilogo rapido completo di grafici a barre. Puoi esportare i dati di invio in formato Excel o.csv in modo da poterlo importare in un programma CRM o in un'altra applicazione. Puoi rendere i campi obbligatori, come mi sarei aspettato, e richiedere che i campi di input siano testo, numeri, valuta, percentuali, date o indirizzi email, ma a meno che non utilizzi menu a discesa, non puoi forzare la formattazione (come i trattini invece di parentesi nei numeri di telefono), il che significa che potrebbe essere necessario effettuare una pulizia dei dati prima di importarli in un database.
Esistono altri modi per produrre e gestire i moduli basati sul Web, ma la maggior parte, se non tutti, hanno un prezzo. Alcuni moduli del sistema di gestione dei contenuti del sito Web lo offrono e alcuni servizi Web, ad esempio Jotform, offrono anche questo. FormsCentral costa $ 15 al mese per il servizio di base, che comprende cinque moduli al mese e un massimo di 500 risposte, o $ 144 all'anno per il servizio Plus, che consente un numero illimitato di moduli e un massimo di 5000 risposte per modulo.
Ma come con EchoSign, non è necessario Acrobat XI Pro per utilizzare FormsCentral. Inoltre, non è necessaria l'applicazione FormsCentral, perché il sito Web FormsCentral ha un aspetto e funzioni esattamente come l'app.
Modifica dei PDF
Ammetto che utilizzo spesso le funzionalità di modifica rudimentale di Acrobat per modificare un PDF anziché scavando il documento originale che ho usato per crearlo. Ma Acrobat XI Pro consente capacità di editing molto più grandi, quindi potresti non aver bisogno di tornare a quei documenti originali, anche per modifiche significative.
Oltre a modificare il testo in una riga, come prima, ora è possibile aggiungere, spostare e ridimensionare blocchi di testo e immagini e modificare gli attributi dei caratteri. Acrobat XI Pro non dispone di tutte le regolazioni precise del testo di InDesign, ma presenta spaziatura delle linee verticale e orizzontale e spaziatura dei caratteri di base. Puoi trovare e sostituire il testo (ma l'applicazione non ti consente di sostituire tutte le istanze in un colpo solo, devi fare clic su Sostituisci tutte le volte necessarie).
Sui documenti che ho creato da Word, i paragrafi sono rimasti insieme, ma su un documento che era stato creato con Adobe InDesign, molte delle righe del documento erano viste come elementi separati in Acrobat XI Pro, quindi per riorganizzare la pagina, ho dovuto spostare e ridimensionare ogni riga. Inoltre, se sposti un'immagine o un blocco di testo in un punto in cui risiede un altro elemento, l'elemento non si muoverà; si sovrapporranno. Acrobat XI Pro dispone di un comando Disponi per portare gli elementi in avanti o inviarli indietro, ma non ha capacità di avvolgimento, quindi è necessario ridimensionare o spostare il testo in modo che non oscuri l'immagine. Acrobat XI Pro non offre funzionalità di tracciamento per le nuove funzionalità di modifica.
Una nuova procedura guidata consente di creare gruppi di impostazioni standardizzati. È possibile utilizzare queste impostazioni per molte impostazioni diverse in Acrobat, inclusa la sicurezza; salva l'azione sulla barra degli strumenti a destra di Acrobat XI Pro, quindi ogni volta che fai clic sul pulsante, l'applicazione ti guida attraverso le impostazioni richieste. Puoi esportare le azioni e distribuirle a livello di organizzazione.
L'unione di Acrobat XI Pro anche le funzionalità sono state migliorate. Ora, non solo puoi vedere un'anteprima della maggior parte dei documenti, puoi riorganizzarli in una vista a icone scalabile, vedere come appare ogni pagina di ogni documento e puoi impostare quali pagine di un documento sono incluse nel file esportato finale. Ora puoi trasformare i PDF in presentazioni di Microsoft PowerPoint modificabili.
In basso
Nel loro insieme, Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign e FormsCentral hanno capacità impressionanti, ma i collegamenti per EchoSign e FormsCentral sono solo quel-link; questa è la misura della loro integrazione in Acrobat XI Pro. Si tratta di componenti separati con un'integrazione minima e ho il sospetto che dover trattare con tre diversi componenti renderà il concetto di ufficio senza carta solo su carta …
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