Potenziare Gmail con 21 trucchi per risparmiare tempo

Gmail è il servizio di posta elettronica più popolare al mondo, ma alcune delle sue migliori funzionalità si nascondono in bella vista, sconosciute alla maggior parte degli utenti. Anche se Gmail offre funzionalità di ricerca senza precedenti, un eccellente filtraggio dello spam e un sacco di spazio di archiviazione gratuito (10 GB all'ultima verifica), offre anche molto di più, e c'è anche spazio per miglioramenti. Con un po 'di know-how e alcuni componenti aggiuntivi chiave, puoi fare in modo che il servizio webmail di Google passi da un cerchio all'altro in modi che non avresti mai pensato possibile.

Stanco della visualizzazione conversazione in threading di Gmail? Spegnilo. Vuoi imparare le scorciatoie da tastiera? Un cheat pop-up è compilato direttamente. E non sarebbe bello se potessi salvare gli allegati direttamente nel tuo account Dropbox? Abbastanza facile, con lo strumento giusto.

Questa guida aiuterà i neofiti e gli esperti di Gmail a spremere di più dal servizio. La maggior parte dei suggerimenti si basa sull'utilizzo di Gmail in un browser Web, ma assicurati di vedere la sezione "Gmail dall'esterno in" per scoprire come sfruttare al meglio Gmail anche quando non ci si trova nel browser.

Lavorare in modo più intelligente, non più difficile

1. Ricerca di allegati di grandi dimensioni

Abbiamo trovato rapidamente messaggi contenenti la parola "potere" e 15 MB di allegati.

Gmail è noto per le sue robuste capacità di ricerca e ora supporta un altro parametro di ricerca utile: dimensione del messaggio. Quindi, se vuoi trovare, ad esempio, tutti i messaggi di posta elettronica con allegati superiori a 10 MB, devi semplicemente cercare dimensioni: 10 m . E puoi accoppiarlo con il modificatore "older_than" per ricerche come size: 10m older_than: 6m (per ricevere tutte le email più grandi di 10 MB e più vecchie di sei mesi).

2. Lavorare offline

Lavorare su un aereo senza Wi-Fi? Vivere in un'area in cui l'accesso a Internet è lento o irregolare? In ogni caso, installa Gmail Offline. Con esso puoi leggere, rispondere, comporre, cercare e archiviare i messaggi, che verranno automaticamente inviati o sincronizzati la prossima volta che sarai online. Solo una cattura: richiede Google Chrome. Se usi un altro browser, sei sfortunato.

3. Domare le risposte disordinate

Più una conversazione e-mail (o "thread") ottiene, più diventa difficile guadare attraverso quella confusa e disordinata esplosione di testo. Questo perché normalmente, quando fai clic su Rispondi, Gmail cita l'intera email originale e tutte le risposte successive. Per fortuna, hai una soluzione facile: nel messaggio del mittente, seleziona il testo esatto a cui stai rispondendo, ovvero la carne del messaggio, per così dire, quindi fai clic su Rispondi. Ora, quando Gmail crea la risposta, includerà solo il testo evidenziato. Traduzione: molto meno pasticcio.

4. Disattiva visualizzazione conversazione

Se ti piace un aspetto più tradizionale della casella di posta, disattiva la visualizzazione conversazione.

A proposito di disordine, alcune persone sostengono che la visualizzazione conversazione di Gmail (nota anche come threading dei messaggi) rende le cose estremamente raggruppa i messaggi con lo stesso argomento. Se preferisci che i tuoi messaggi siano distribuiti e quindi più facili da navigare a colpo d'occhio, vai alle Impostazioni di Gmail (sotto la scheda Generale) e seleziona Visualizzazione conversazione disattivata.

5. Tasti di scelta rapida da tastiera

KeyRocket suggerisce scorciatoie da tastiera per le azioni che hai eseguito di recente.

Le mani si staccano dal mouse. Puoi accelerare notevolmente le tue operazioni di Gmail imparando varie scorciatoie da tastiera: R per rispondere, Ctrl-K per inserire un collegamento, Ctrl-Invio per l'invio e così via. Per un elenco completo, pop-up di scorciatoie disponibili, premere Maiusc +? mentre visualizzi la tua casella di posta Gmail. Google ha anche una pagina web che elenca tutte le scorciatoie di Gmail. E se sei un utente di Chrome, puoi imparare le scorciatoie molto più velocemente installando l'add-on KeyRocket per Gmail, che ti insegna mentre lavori.

6. Metti in bolla i messaggi importanti nella parte superiore

Email da lavoro, amici, parenti - importante. Email da negozi, Facebook e persone che non conosci meno importanti. La funzione Posta prioritaria di Gmail può dare la priorità alla tua posta in modo che le cose importanti appaiano nella parte superiore, dove è meno probabile che si perda nella shuffle. Per abilitare la funzione, vai a Impostazioni, fai clic sulla scheda Posta in arrivo e scegli Posta prioritaria dal selettore Tipo di posta in arrivo. Questa funzione può essere un po 'complicata da comprendere, quindi leggi la panoramica della Posta prioritaria di Google se hai bisogno di aiuto.

7. Ripristina i pulsanti della vecchia scuola

I pulsanti senza etichette di testo possono creare confusione. Fortunatamente Gmail ti consente di ripristinarli.

Qualche tempo fa, Gmail ha sostituito la maggior parte dei suoi pulsanti (Archivio, Elimina, Spam e così via) con icone che alcuni utenti ritengono criptico, o almeno più difficile da riconoscere a colpo d'occhio. Se preferisci avere pulsanti con testo anziché icone, puoi ripristinarli: vai su Impostazioni> Generali, scorri verso il basso fino a Etichette pulsanti e modifica l'impostazione su Testo.

Aggiungi componenti aggiuntivi

8. Aggiungi un pulsante snooze alla tua casella di posta in arrivo

Non sei pronto per rispondere? Pianifica un promemoria.

Non riesci a partecipare a un messaggio particolare proprio ora? Anche se lo contrassegni come non letto, la nuova e-mail finirà per spingerlo verso il basso e fuori dalla vista. Quello di cui hai bisogno è un modo per "posticipare" quel messaggio, per farlo tornare all'inizio della tua casella di posta in un momento prestabilito. Due grandi opzioni sono Boomerang e Snooze Your Email. Entrambi si integrano con Gmail, aggiungendo pulsanti che rendono semplice impostare il ritardo per un numero specifico di minuti o giorni. Boomerang funziona con Chrome e Firefox e costa $ 5 al mese; Posticipa La tua e-mail è gratuita, ma funziona solo con Chrome.

9. Trasforma l'email in to-dos

Gmail ha un elenco di attività incorporato, ma è un po 'anemico, specialmente se desideri accedere a quell'elenco altrove. Se stai cercando qualcosa di più robusto, controlla Astrid, un gestore di cose da fare basato sul Web che si colloca costantemente tra i preferiti degli utenti. Il nuovo componente aggiuntivo Ricordami per Google Chrome porta il servizio Astrid a Gmail: puoi visualizzare le tue attività correnti e, ancora meglio, fare clic su un pulsante per trasformare un messaggio di posta elettronica in una nuova attività.

10. Salva automaticamente gli allegati Gmail sul tuo cloud preferito

Salva i tuoi allegati Gmail su quattro noti servizi di archiviazione cloud.

Hai mai desiderato poter salvare gli allegati direttamente, ad esempio, sul tuo account Dropbox? Attachments.me è un servizio gratuito che può caricare gli allegati Gmail su Box, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Basta installare il suo plug-in del browser (disponibile per Chrome e Firefox), quindi collegarlo a uno o più dei suddetti servizi cloud. Fatto ciò, indicizza tutti gli allegati e li cataloga per una facile visualizzazione e ricerca. Con pochi clic, puoi visualizzare, scaricare, condividere o archiviare un allegato.

11. Dai a Gmail una trasformazione sociale

Conosci l'esercitazione: ricevi un messaggio e-mail da LinkedIn, Twitter o simili, quindi devi fare clic su un collegamento all'interno di quel messaggio per visualizzare la connessione, il collegamento, l'aggiornamento o qualsiasi altra cosa. PowerInbox include tutte le funzionalità di Gmail, consentendo di visualizzare i contenuti dei vari messaggi dei social network direttamente all'interno dei messaggi. Questo componente aggiuntivo di Chrome ti consente anche di eseguire determinate azioni, come commentare gli aggiornamenti di Facebook e accettare richieste di contatto.

12. Crea la tua casella di posta "smartr"

Smartr Inbox porta una sidebar Xobni-like a Gmail.

Gli expatriati di Outlook possono avere bei ricordi di Xobni, una sorta di rubrica sugli steroidi. Smartr Inbox per Gmail porta la stessa bontà alla tua webmail, impacchettando informazioni di contatto, aggiornamenti di social network, cronologie dei messaggi e contatti correlati in una barra laterale attraente che puoi visualizzare o nascondere, se necessario. È disponibile per Chrome, Firefox e Safari ed è uno di quegli strumenti che troverai rapidamente di cui non puoi vivere senza.

13. Tieni i messaggi di marca fuori dalla tua casella di posta in arrivo

Mantieni l'email non essenziale fuori dalla tua casella di posta con PhilterIt.

Ammettilo: metà della confusione nella posta in arrivo proviene da negozi, social network e altre fonti "marchiate". PhilterIt per Chrome "philters" tutta questa roba dalla tua casella di posta, relegandola in una sidebar di Gmail carica di icone dove puoi rivederla in seguito, a tuo piacimento. È un modo rapido e semplice per eliminare l'ingombro della posta in arrivo, mantenendo comunque le cose che potresti voler vedere.

14. Aggiungi allegati da servizi diversi da Google Drive

Se sei un utente Gmail, sai quanto è facile allegare file dal tuo Google Drive. Ma cosa succede se si desidera allegare qualcosa da Box, Dropbox, Evernote, Facebook o Flickr? Cloudy per Chrome ti consente di allegare file da tali servizi e altri hangout cloud. Basta fare clic sul pulsante Allega durante la composizione di un nuovo messaggio, quindi selezionare un servizio cloud o un social network. È anche possibile allegare più elementi da più servizi.

Proviene dal laboratorio

15. Rispondi alla posta più velocemente con risposte predefinite

Le risposte predefinite ti consentono di inserire rapidamente testo di testo in e-mail.

Ti ritrovi abitualmente a digitare ripetutamente le stesse risposte? La funzione Labs Canned Responses può farti risparmiare tempo, a patto che tu mantenga i messaggi brevi. Dopo averlo abilitato, componi o rispondi a un messaggio, fai clic sulla freccia Altre opzioni, passa il mouse su Risposte predefinite e scegli quello desiderato. Puoi anche crearne di nuovi, se necessario. Non è l'aggiunta più elegante a Gmail, ma è sicuramente utile.

16. Visualizza i messaggi senza fare clic su

Hai mai desiderato che Gmail avesse un riquadro di anteprima? Puoi dargliene uno.

Gmail non ha assolutamente l'opzione del riquadro di anteprima, il che significa che devi fare clic su qualsiasi e-mail che vuoi leggere e poi tornare alla posta in arrivo e fare clic su un altro - un processo lento e che fa perdere tempo. Per fortuna, Labs presenta Message Sneak Peek che semplifica un po 'le cose: basta fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi messaggio per vederne immediatamente il contenuto in una finestra di anteprima. Ancora meglio, abilita il riquadro di anteprima, che ti offre una finestra di anteprima in buona fede accanto alla tua casella di posta.

17. Contrassegna i messaggi come letti con un clic in meno

A volte i tempi migliori sono i più semplici. Se hai usato, per esempio, Message Sneak Peek per guardare un messaggio e-mail e ora vuoi contrassegnarlo come letto senza fare clic sul menu Altro, abilita la funzione Labs come pulsante Leggi come letto. Dopo aver selezionato uno o più messaggi, vedrai quel pulsante sulla barra degli strumenti. Un clic e presto.

Gmail dall'esterno in

18. Imposta trigger intelligenti

Piega Gmail a tuo piacimento con l'aiuto di IFTTT.com.

Non sarebbe bello se Gmail ti notificasse tramite smartphone ogni volta che arriva una email contrassegnata come "urgente"? O se potesse salvare automaticamente i messaggi speciali sul tuo account Evernote? Queste sono solo alcune delle "ricette" disponibili su If This Then That's Gmail Channel, che ti consente anche di creare i tuoi trigger per fare in modo che Gmail faccia tutti i tipi di cose interessanti.

19. Aggiungi segnalibri Gmail specifici al tuo browser

Aggiungi un collegamento Componi al tuo browser.

Quando vuoi comporre un nuovo messaggio email, conosci il trapano: apri Gmail e fai clic sul pulsante Scrivi. Ma puoi salvare un passaggio aggiungendo un segnalibro alla barra Preferiti del browser, e non solo per Compose, ma anche per cose come Speciali, Posta inviata e persino etichette specifiche. Fai semplicemente clic sull'opzione desiderata nel tuo browser, quindi crea un nuovo segnalibro trascinando l'URL nella barra degli indirizzi del browser sulla barra Preferiti del browser. Ora hai accesso con un solo clic alle tue funzioni Gmail preferite.

20. Passa a Mailbox per iOS

Vuoi utilizzare la nuova app Mailbox? Pazienza.

Anche se ancora in versione beta, Mailbox per iOS sta rapidamente emergendo come l'app preferita per l'utilizzo di Gmail sul tuo iPhone. Tra le altre caratteristiche, ti consente di "posticipare" i messaggi per più tardi (molto simile al suggerimento n. 8, sopra). E sicuramente promuove la filosofia "inbox zero" di semplificare la tua posta elettronica. La cosa migliore è che è gratis, anche se probabilmente dovrai aspettare in fila per ottenerlo.

21. Aggiungi la crittografia PGP alla tua email di Gmail

Preoccupata per la sicurezza della posta elettronica? Dovresti essere: Webmail in particolare tende ad essere abbastanza insicuro, come evidenziato da un numero qualsiasi di hack recenti di alto profilo. Mailvelope (in versione beta per Chrome e Firefox) consente di scambiare messaggi e-mail crittografati tramite la crittografia OpenPGP. Puoi generare le tue chiavi pubbliche e private, quindi fai clic su un'icona a forma di lucchetto per assicurarti che la tua posta sia sottoposta a una protezione intensiva.