Modi migliori per condividere documenti

Uno dei modi più semplici per collaborare con un business partner o collega è inviare loro un documento via e-mail, ma è anche una delle abitudini più difficili da interrompere. E mentre la posta elettronica è così pervasiva e quasi istantanea, la nozione di collaborazione seriale: io lavoro sul documento, lo mando a te e tu ci lavori su di esso e lo rispedisco indietro - è maldestro. I documenti allegati possono intasare i sistemi di posta elettronica o essere rifiutati dai filtri. Se più di due persone ci stanno lavorando, qualcuno deve essere incaricato di risolvere i conflitti.

Ci sono modi migliori e ti mostrerò alcune alternative. Per evitare l'invio di file di grandi dimensioni via e-mail, ci sono probabilmente una dozzina o più di servizi come YouSendIt.com che ti permettono di caricare il file e quindi basta usare l'e-mail per informare le persone dove possono andare a scaricarlo. Ma questo non è molto soddisfacente e un'opzione migliore è usare qualcosa come Google Docs. Pensa a questo come a un disco rigido condiviso nel cloud. Qualsiasi formato di Office e PDF può essere caricato sul servizio di Google, una volta impostato un account Gmail. Il problema è che devi ancora modificarli in serie.

Per aggirare questo problema, dai un'occhiata a Etherpad.com, che in pratica imposta una pagina Web in tempo reale per il tuo documento. Assegna un URL casuale, e questo è sia buono sia cattivo. Bene, perché una volta che conosci l'URL puoi facilmente accedere al documento. Cattivo, perché non c'è alcuna sicurezza una volta che conosci l'URL, così chiunque può vedere cosa stai facendo. Ma per un veloce montaggio in tempo reale, non può essere battuto. Si dispone di una finestra di chat sul lato in cui è possibile condividere commenti, e le modifiche di ciascun autore hanno un colore di evidenziazione diverso, in modo da poter vedere rapidamente i loro contributi. Puoi anche eseguire il rollback delle versioni salvate in precedenza, che è una funzionalità molto utile se stai cercando di trovare qualcosa che è stato perso nello stream di modifica. Ed è gratuito (C'è un servizio simile da Textflow.com per $ 100 per utente all'anno.)

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Qualcosa di più sicuro e più ricco di funzionalità, è Box.net. Questo è iniziato come servizio di backup online (vedi la mia colonna qui), ma si è evoluto in qualcosa di più. Un team di persone può condividere una raccolta di documenti che viene pubblicata nella propria pagina Web. Puoi eseguire ricerche full-text in questa raccolta e anche discussioni thread. Il costo è $ 15 per utente al mese. E a differenza di Etherpad, puoi condividere tutti i tipi di file, non solo i documenti di elaborazione testi.

L'ultimo servizio che voglio menzionare è Drop.io. Questo è come Box in quanto è possibile salvare un'ampia varietà di file e farlo in modo sicuro, come Etherpad in quanto si ha una chat in tempo reale. Ma c'è ancora molto da fare qui. La cosa interessante di Drop.io è che hai così tanti modi per ottenere informazioni dentro e fuori dalla pagina Web condivisa. È possibile caricare contenuti via Web, e-mail, inviare tramite un messaggio di testo, i feed di Facebook o persino telefonare o inviarlo via fax. Le chiamate telefoniche vengono salvate come file audio. Puoi provare il servizio gratuitamente. Se vuoi solo creare una "goccia" o una pagina condivisa che costa $ 10 all'anno per 1 GB di spazio. Ci sono altri piani più costosi se vuoi più spazio o funzionalità. Un altro servizio che vale la pena di esaminare è ContentCircles.com, che ha un piano di $ 10 al mese per spazio illimitato.

Tutte queste sono ottime alternative per inviare il prossimo file via e-mail e possono aiutarti a risparmiare tempo e ridurre le frustrazioni di collaborazione seriale. Fammi sapere cosa ne pensi dei servizi o se ne hai altri che usi abitualmente.

David Strom è un ex redattore capo di Network Computing, Tom's Hardware.com, DigitalLanding.com e una rete indipendente consulente, blogger, podcaster e speaker professionale con sede a St. Louis. Può essere raggiunto a [email protected]